Gli ordini elettronici sono un metodo di trasmissione degli ordini di acquisto attraverso piattaforme elettroniche che consentono di inviare e ricevere gli ordini in modo rapido ed efficiente. Sono particolarmente rilevanti per le aziende, sia pubbliche che private, che gestiscono un alto volume di transazioni commerciali.
Questo include fornitori, distributori e retailer che necessitano di un modo efficiente per gestire l’approvvigionamento e le forniture di merci. Inoltre, in alcuni settori, l’adozione degli ordini elettronici può essere resa obbligatoria per garantire la trasparenza e la tracciabilità delle transazioni.
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Cos’è il Nodo Smistamento Ordini – NSO
Il Nodo Smistamento Ordini (NSO) è il sistema per la validazione e la trasmissione dei documenti elettronici attestanti l’ordinazione e l’esecuzione degli acquisti di beni e servizi della Pubblica Amministrazione.
Dal 1° febbraio 2020, per tutti gli enti del Servizio Sanitario Nazionale (SSN) è diventato obbligatorio l’invio degli ordini d’acquisto relativi ai beni, come farmaci o dispositivi medici, tramite il Nodo Smistamento Ordini.
Gli ordini di acquisto effettuati dalle Pubbliche Amministrazioni ai propri fornitori devono essere inviati obbligatoriamente tramite la piattaforma NSO.
L’ordine elettronico tramite NSO è obbligatorio per i seguenti soggetti:
- Pubblica Amministrazione o Enti del Servizio Sanitario Nazionale che acquistano beni e/o servizi;
- Fornitori degli enti del Servizio Sanitario Nazionale.
Cos’è la rete PEPPOL
PEPPOL, Pan-European Public Procurement Online, è la rete che gestisce tutti i documenti del ciclo degli acquisti (Ordini, DdT e Fatture) utilizzando il medesimo formato e infrastruttura di trasporto tra cliente e fornitore sia in ambito nazionale, sia in ambito europeo e internazionale.
La rete PEPPOL facilita i processi di e-procurement offrendo un ambiente sicuro e standardizzato per facilitare gli scambi elettronici di documenti commerciali tra le organizzazioni in Europa e negli altri continenti ad essa connessi, migliorando l’efficienza, la trasparenza e l’accesso ai mercati globali consentendo riduzione degli errori, dei costi e dei tempi di elaborazione.
Vantaggi degli Ordini Elettronici
Utilizzare gli ordini elettronici non solo è un requisito obbligatorio per alcuni soggetti, ma porta anche significativi vantaggi a coloro che ne fanno uso.
EFFICIENZA
Una riduzione del tempo impegnato nella gestione manuale degli ordini migliorando la velocità di elaborazione e riducendone il margine di errore.TRACCIABILITÁ
Maggiore trasparenza lungo l’intero processo di acquisto; consente alle aziende di monitorare lo stato degli ordini e di identificare eventuali problemi o ritardi nel processo.CONTROLLO DEL BUDGET
Migliore gestione dei budget attraverso la standardizzazione dei processi di approvazione degli ordini e il controllo del flusso di vendita/acquisto.RIDUZIONE DEGLI ERRORI
Minimizzazione degli errori di inserimento dati e delle discrepanze tra ordine e merce/servizio acquistato, migliorando l’accuratezza e la precisione delle transazioni.INTEGRAZIONE
Facilità di integrazione con altri sistemi aziendali, come ERP software di contabilità, per un flusso di lavoro più fluido.
Le fasi del ciclo dell’ordine elettronico via NSO / PEPPOL
L’adozione degli ordini elettronici dimostra un impegno verso l’innovazione e la modernizzazione, rafforzando la relazione cliente/fornitore. Vediamo nel dettaglio le singole fasi:
- L’ente acquirente, azienda o istituzione pubblica, genera un ordine di acquisto. L’ordine viene compilato con tutte le informazioni necessarie.
- L’ordine viene inviato al NSO / rete PEPPOL, la piattaforma di interscambio delle PA/imprese private a livello europeo. L’ordine viene validato, convertito in un formato standardizzato e inviato al fornitore attraverso canali di comunicazione sicuri.
- Il fornitore riceve l’ordine in un formato standard PEPPOL.
- Il sistema del fornitore elabora automaticamente l’ordine, inserendo i dati nei propri sistemi aziendali (ERP/gestionale) per avviare il processo di preparazione e spedizione dei prodotti o servizi acquistati.
- Dopo aver elaborato l’ordine, il fornitore invia una notifica di ricezione al NSO / PEPPOL che attesta la ricezione dell’ordine e la sua elaborazione
- Il fornitore genera il Documento di Trasporto (DdT) elettronico associato all’ordine con tutti i dettagli sulla spedizione (es. dati del destinatario, data di consegna prevista).
Il DdT elettronico viene inviato alla rete PEPPOL, che lo trasmette all’acquirente. Questo documento notifica all’acquirente la spedizione dei prodotti e consente di tenere traccia della consegna. La rete PEPPOL genera una ricevuta che attesta che il DdT è stato correttamente consegnato al destinatario.
Affronta con semplicità l’obbligo di legge che prevede l’utilizzo esclusivo del sistema di gestione telematico dei documenti degli ordini d’acquisto di beni e servizi da parte degli enti del Servizio Sanitario Nazionale e delle aziende loro fornitrici.
Interzen ha sviluppato all’interno della Suite ZenShare il modulo ZenE-Orders, integrato con il servizio di Fatturazione Elettronica. ZenE-Orders consente ai fornitori del Servizio Sanitario Nazionale e ad altre Pubbliche Amministrazioni la ricezione e l’invio di documenti attestanti gli ordini di beni e servizi e l’invio di Documenti di Trasporto (DdT) in conformità agli standard previsti.
Il modulo ZenE-Orders è integrato nativamente nella Suite ZenShare di Interzen (CRM, DMS e Project Management) ed è integrabile con sistemi terzi (ERP/gestionali).
ZenE-Orders è la piattaforma in Cloud per la completa automazione del ciclo dell’ordine di vendita tramite Nodo Smistamento Ordini (NSO) e rete PEPPOL in totale sicurezza.
ZenE-Orders gestisce le 3 tipologie di ordini elettronici previsti dal Nodo Smistamento Ordini:
- Ordine Semplice: l’ordine elettronico viene inviato dall’ente pubblico tramite NSO.
- Ordine Completo: anche i messaggi di risposta sono gestiti tramite NSO.
- Ordine Preconcordato: il fornitore crea ed invia l’ordine ad una Pubblica amministrazione tramite NSO, in base a un accordo precedente.
ZenE-Orders gestisce inoltre i Documenti di Trasporto con le relative notifiche.
Affidarsi a un partner certificato e accreditato è fondamentale per garantire sicurezza e affidabilità nell’implementazione degli ordini elettronici.
Interzen, oltre ad essere intermediario accreditato NSO e SDI, ha ottenuto importanti qualifiche come quella di Access Point provider (AP) e di Service Metadata Publisher (SMP) nella rete Peppol, confermando il suo impegno verso standard di eccellenza e conformità alle normative più rigorose del settore
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