Gli acquisti aziendali di approvvigionamento di beni e servizi necessitano di un processo strutturato che supporti l’azienda e consenta di lavorare alla riduzione dei costi, perché, come è noto, “ogni centesimo risparmiato è un centesimo guadagnato”.
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Una gestione degli acquisti poco strutturata impatta sui risultati di business, per questo è importante conoscere e rispettare tutte le fasi di un processo di Acquisto per una procedura ottimale e per un eProcurement efficiente.
Impatto della gestione degli acquisti su PMI e grandi aziende
La gestione degli acquisti è un’attività complessa che richiede il coordinamento di varie risorse e l’integrazione di software specifici. In molte PMI invece, questa attività è spesso gestita con un semplice foglio Excel che riporta data, tipologia di merce, caratteristiche e prezzo dell’ordine.
Le aziende con una mole di acquisti particolarmente significativa, più delle altre, devono ricorrere a specifici software di eProcurement in grado di digitalizzare tutto il flusso dati relativo agli approvvigionamenti e automatizzare le attività legate alla tracciabilità degli ordini.
La gestione degli acquisti impatta sui risultati di business e sui profitti in diversi modi:
- La gestione degli acquisti incide sul cash flow e sulla liquidità a breve termine, perché non pagare tempestivamente i fornitori può minare la sopravvivenza di un’azienda nel medio-lungo periodo.
- Inoltre, una gestione inadeguata degli ordini può portare all’accumulo eccessivo di scorte, bloccando capitale che potrebbe essere investito in modo più redditizio.
- Infine, una gestione non tempestiva del processo degli acquisti può portare a ritardi nelle consegne di prodotti commercializzati o nella chiusura di commesse di prodotto o erogazione di servizi.
Questi sono solo alcuni dei motivi per cui è fondamentale per le aziende, indipendentemente dalle dimensioni, avere un processo di procurement efficace: dalla definizione e approvazione dei prodotti da acquistare fino al pagamento delle fatture, includendo anche le procedure di logistica e trasporto.
Questi sono solo alcuni degli aspetti che sottolineano la necessità per molte aziende, a prescindere dalle loro dimensioni, di avere una piattaforma applicativa di procurement efficace in grado di monitorare l’intero processo: dalla definizione e approvazione dei prodotti da acquistare fino al pagamento delle fatture, passando per le procedure di logistica e trasporto.
Ottimizza il processo di Richieste e Ordini di Acquisto con ZenPurchase
ZenPurchase è il modulo dedicato alla gestione degli ordini di Acquisto della Suite ZenShare che automatizza il flusso di lavoro relativo alle Richieste e agli Ordini di acquisto, garantendo un processo fluido e un controllo preciso per la gestione degli acquisti all’interno dell’organizzazione.
Procedura di Gestione delle Richieste e degli Ordini di Acquisto con ZenPurchase
- Creazione di una Nuova Richiesta di Acquisto (RDA)
Il processo inizia con la creazione e l’emissione di una nuova Richiesta di Acquisto (RDA). Questa fase rappresenta il primo passo nel ciclo di approvvigionamento, dove vengono identificati i bisogni di beni o servizi.
- Workflow Approvativo della RDA
Una volta creata, la Richiesta di Acquisto (RDA) entra in un workflow approvativo. In questa fase, la RDA può essere approvata, rifiutata o annullata dai responsabili designati, garantendo il controllo e la validità delle richieste.
- Generazione dell’Ordine di Acquisto (ODA)
Le Richieste di Acquisto (RDA) approvate vengono automaticamente convertite in Ordini di Acquisto (ODA). Questa automazione semplifica il passaggio dalla richiesta all’ordine, riducendo il tempo e gli errori associati.
- Workflow Approvativo dell’ODA
Anche l’Ordine di Acquisto (ODA) passa attraverso un workflow approvativo. In questa fase, l’ordine può essere approvato, rifiutato o annullato, garantendo che ogni acquisto sia verificato e autorizzato.
- Generazione del Documento d’Ordine
Una volta approvato, l’ODA viene utilizzato per generare automaticamente il documento d’ordine da un template predefinito. Questo documento è essenziale per formalizzare l’acquisto e fornire tutte le informazioni necessarie al fornitore.
- Evasione dell’Ordine di Acquisto (ODA)
L’ordine viene inviato al fornitore via e-mail direttamente dal sistema. Questo step, chiamato evasione dell’ODA, formalizza l’acquisto e avvia il processo di consegna da parte del fornitore.
- Ricevimento della Merce
Al momento della consegna, il sistema traccia l’avvenuta ricezione della merce ordinata. Questo step è cruciale per aggiornare lo stato dell’ordine e garantire che tutto sia conforme alle specifiche richieste.
- Riconciliazione della Fattura
Infine, la fattura ricevuta dal fornitore viene riconciliata con il corrispondente Ordine di Acquisto (ODA) attraverso ZenE-invoices, la soluzione in Cloud della Suite ZenShare che facilita l’integrazione con il servizio di fatturazione elettronica, assicurando che la fattura corrisponda all’ordine effettuato e che tutti i dettagli siano accurati.
ZenPurchase, la soluzione innovativa per la gestione di ODA e RDA
Un processo di procurement strutturato e automatizzato, come quello offerto da ZenPurchase, non solo ottimizza le operazioni quotidiane, ma permette di ridurre i costi, migliorare la gestione del cash flow e garantire una corretta tracciabilità degli acquisti.
ZenPurchase trasforma la complessità della gestione degli acquisti in un vantaggio strategico. Scopri come ZenPurchase può rivoluzionare il tuo processo di approvvigionamento, garantendo efficienza e controllo in ogni fase.
