La trasformazione digitale sicura e a norma
ZenDMS UP è una piattaforma Cloud Native progettata per semplificare la transizione digitale delle Pubbliche Amministrazioni nel campo del Protocollo Informatico e della Gestione Documentale.
Grazie alla sua architettura a microservizi, offre una soluzione innovativa, modulare e scalabile, in grado di adattarsi alle esigenze di qualsiasi organizzazione.
Completamente conforme alle linee guida AgID, ZenDMS UP risponde alle normative per la gestione documentale e il protocollo informatico. La piattaforma è qualificata dall’ACN (Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale) per le soluzioni SaaS, garantendo i più elevati standard di sicurezza e conformità, inclusa la gestione dei dati sensibili.
Con ZenDMS UP, le Pubbliche Amministrazioni possono effettuare una migrazione sicura ed efficiente al cloud, rispettando pienamente i requisiti normativi e beneficiando di un’infrastruttura flessibile, sicura e altamente scalabile.
Digitalizzazione della Pubblica Amministrazione. Cosa prevede l’AgID
La digitalizzazione della Pubblica Amministrazione (PA) italiana è una priorità strategica, guidata dalle direttive AgID, l’Agenzia per l’Italia Digitale, che mirano a modernizzare i processi amministrativi attraverso l’adozione di tecnologie avanzate.
Le “Linee Guida per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” pubblicate nel 2021 rappresentano un riferimento centrale per tutte le PA, obbligandole a conformarsi a standard di interoperabilità, sicurezza e trasparenza.
Uno dei pilastri della trasformazione digitale è la migrazione al Cloud, che garantisce flessibilità, efficienza e sicurezza. Il Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione prevede obiettivi ambiziosi per migrare migliaia di enti verso soluzioni Cloud Native entro il 2026, sfruttando i fondi del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR).
Questo passaggio richiede l’adozione di soluzioni sicure e conformi alle normative, in grado di supportare l’interoperabilità tra le piattaforme.
Sei già passato ai servizi in Cloud SaaS come previsto dalla normativa AgID?
ZenDMS UP è la piattaforma SaaS di Interzen Consulting semplice ed intuitiva di Protocollo Informatico e Gestione Documentale progettata per gestire velocemente le registrazioni e lo smistamento dei flussi documentali.
Basata sull'infrastruttura digitale di livello mondiale Microsoft Azure, la piattaforma SaaS sfrutta la scalabilità e la flessibilità del Cloud grazie a un’architettura moderna basata sui microservizi.
Certificata secondo gli standard internazionali di sicurezza (ISO 27001, ISO 27017, ISO 2018), ZenDMS UP è qualificata dall'ACN (Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale) ed è presente nel Cloud Marketplace ACN.
ZenDMS UP garantisce la generazione della segnatura di protocollo a norma di legge, del sigillo elettronico e il controllo sulla corretta trasmissione del documento come previsto dall’allegato 6 della normativa.
ZenDMS UP garantisce riservatezza, integrità e disponibilità di dati e documenti attraverso Misure Tecniche e Organizzative (TOM) idonee a tal fine: back-up, disaster recovery e procedure di accesso sicure a dati e documenti.
ZenDMS UP facilita l’integrazione tra sistemi software interni ed esterni all’Ente attraverso web services (API REST) che consentono al Protocollo di operare in un ecosistema digitale interconnesso.
La piattaforma rispetta pienamente le nuove linee guida AgID, offrendo soluzioni innovative e sicure per la transizione digitale delle Pubbliche Amministrazioni.
Modulo di conservazione dei documenti amministrativi informatici a norma di legge con conservatori accreditati AGID garantendo la presenza di tutti i metadati previsti dall’allegato 5 della normativa.
I nostri esperti ti accompagnano in tutto il processo di transizione digitale per una migrazione sicura e a norma, intervenendo sia sugli aspetti strategici che sugli aspetti gestionali. Interzen ti offre tutto il supporto di cui hai bisogno per garantire all’ Ente l’efficienza operativa desiderata nel pieno rispetto delle direttive AgID.
Gli obblighi della digitalizzazione per le Pubbliche Amministrazioni
Obbligatorietà del Protocollo Informatico
Le Pubbliche Amministrazioni italiane devono conformarsi alle Linee Guida AgID e tutta la restante normativa sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, adottando soluzioni digitali innovative per garantire efficienza e trasparenza. Di seguito, alcuni degli obblighi previsti per una digitalizzazione conforme.
Tutti i documenti ricevuti e spediti da una pubblica amministrazione e tutti i documenti informatici sono oggetto di registrazione obbligatoria.
Come previsto dal DPR 445/2000 art. 53 comma 5, sono esclusi dalla registrazione obbligatoria le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della PA, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, i materiali pubblicitari e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione.
Il registro di Protocollo ha natura di atto pubblico, deve essere trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione garantendone l’immodificabilità del contenuto.
Quali sono le informazioni obbligatorie da memorizzare nelle registrazioni di Protocollo?
Le linee guida AgID in merito alla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici prevedono la memorizzazione nella registrazione di Protocollo delle seguenti informazioni:
- Numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
- Data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
- Mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;
- Oggetto del documento registrato in forma non modificabile;
- Data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
- Impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.
- Segnatura di protocollo.
Interoperabilità del Protocollo Informatico
L’interoperabilità tra le piattaforme è essenziale per facilitare lo scambio di dati tra enti pubblici. Perché è importante?
Senza interoperabilità, i dati rimangono isolati e i processi si rallentano, impedendo un flusso di informazioni fluido.
Nomina del Responsabile della Gestione Documentale e della Conservazione.
Ogni ente deve nominare un Responsabile della Gestione Documentale e della Conservazione, con il compito di garantire la conformità alle direttive AgID sulla conservazione dei documenti. È obbligatorio?
Il Responsabile della gestione documentale è stato introdotto dall’art. 61 del DPR n. 445/2000 e prevede che le Pubbliche Amministrazioni, all’interno delle aree organizzative omogenee (AOO), istituiscano un servizio dedicato alla gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi. Il compito viene affidato a un dirigente o a un funzionario con competenze professionali adeguate o specifiche capacità tecnico-archivistiche.
Scambio dati standardizzato
L’utilizzo di formati standard per lo scambio di dati tra le PA è fondamentale per assicurare sicurezza e velocità nei processi. Le piattaforme, condivise e sicure, garantiscono uno scambio dati efficiente e conforme alle norme.
Adozione del manuale di Gestione Documentale
Le PA devono pubblicare il manuale di gestione documentale nell’area “Amministrazione Trasparente” del proprio sito web.
Ma non è tutto.
Questi sono solo alcuni dei requisiti della trasformazione digitale, che mira a rendere le PA sempre più moderne, trasparenti e proiettate verso il futuro.
Registrazione di protocollo, modifica e annullamento; procedimenti amministrativi, segnatura, aggregazioni documentali, revisione del titolario, nomina del Responsabile della Transizione Digitale (RTD), fascicolazioni, e molto molto altro
I nostri esperti sono a tua disposizione per una consulenza mirata e fornirti tutto il supporto necessario per conformare la tua organizzazione alle normative vigenti con soluzioni digitali avanzate.
