Cos’è il Protocollo Informatico
Il protocollo informatico, noto anche come protocollo digitale, è un sistema di gestione e archiviazione dei documenti che sostituisce i tradizionali registri cartacei. Con il diffondersi delle nuove tecnologie, il Protocollo Informatico, rappresenta un passo avanti nella dematerializzazione dei documenti, offrendo un servizio fondamentale per garantire conformità normativa e trasparenza.
La registrazione di protocollo è una delle funzioni più importanti nella gestione degli archivi e il suo utilizzo comporta notevoli vantaggi in termini di efficienza dei processi per qualsiasi organizzazione:
- Snellimento delle procedure interne
- Automazione nello smistamento, nella fascicolazione e nell’archiviazione dei documenti
- Riduzione dei tempi e degli errori rispetto alla protocollazione tradizionale
- Ottimizzazione dell’intero flusso di lavoro documentale
Oltre a questi vantaggi operativi, l’utilizzo di un software di protocollo informatico contribuisce alla sostenibilità ambientale riducendo il consumo di carta attraverso l’eliminazione dei registri cartacei e l’uso della firma digitale.
Un sistema di protocollo informatico deve garantire sicurezza, compresa l’autenticazione degli utenti, l’accesso autorizzato ad informazioni e documenti, il tracciamento delle modifiche e degli utenti responsabili. Per questo è fondamentale scegliere una soluzione qualificata che rispetti le normative sulla gestione documentale.
Il Protocollo Informatico ZenDMS
ZenDMS è la soluzione Cloud qualificata ACN, Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale, che integra il protocollo informatico con il sistema di gestione documentale.
Attraverso l’utilizzo dell’infrastruttura digitale qualificata ACN (Cloud Service Provider) Microsoft Azure, ZenDMS garantisce prestazioni e livelli di sicurezza elevatissimi sia per le Pubbliche Amministrazioni che per le aziende private:
- Disaster Recovery
- Back up regolari
- Ridondanza del sistema
Oltre a protocollare la corrispondenza, archiviare velocemente i documenti e automatizzare i processi approvativi, la piattaforma di Protocollo Informatico di ZenDMS sarà in grado di offrire ai suoi utenti il riconoscimento e l’indicizzazione automatica del contenuto dei documenti, migliorando la facilità di ricerca, grazie all’Intelligenza Artificiale di prossima implementazione.
Il Protocollo Informatico per la Pubblica Amministrazione
Nella Pubblica Amministrazione, la conservazione digitale è obbligatoria. I documenti informatici devono essere conservati tramite l’adozione di regole specifiche, procedure e tecnologie mirate a garantire l’accessibilità, l’utilizzabilità, l’autenticità e la reperibilità dei documenti e dei fascicoli informatici.
ZenDMS offre una soluzione completa appoggiandosi a partner certificatori qualificati che rispettano le normative vigenti, inclusi gli obblighi di invio in conservazione digitale del registro giornaliero.
Le ultime linee guida dell’Agid per il piano triennale 2024-2026 enfatizzano l’importanza di un approccio “Cloud First” e di servizi digitali per rendere più efficienti le 23.000 Pubbliche Amministrazioni del territorio italiano. È stata introdotta anche l’Intelligenza Artificiale nel Piano Triennale dell’Agid, un ulteriore segnale dell’importanza della digitalizzazione del settore pubblico al fine di rispondere meglio alle esigenze di enti e cittadini.
Anche l’Istat, nel report Imprese e ICT pubblicato nel 2022, ha evidenziato il gap da parte delle imprese italiane nell’adottare soluzioni in Cloud. Una prima svolta c’è stata con l’avvento della fatturazione elettronica ma la strada verso la digitalizzazione è ancora lunga.
Il Protocollo Informatico per le aziende private
La gestione di una grande quantità di documenti, tra cui fatture, contratti, e-mail e corrispondenza generale comporta una mole di operatività non indifferente anche per chi lavora nel privato.
ZenDMS semplifica e automatizza la gestione documentale, riducendo costi e rischi. Offre al contempo un elevato livello di sicurezza con misure preventive per il disaster recovery, backup regolari e ridondanza di sistema per garantire la continuità operativa.
Con l’aumento delle regolamentazioni riguardanti la conservazione dei documenti e la sicurezza dei dati, diventa essenziale anche per le aziende private adottare una soluzione che garantisca la conformità normativa e semplifichi la gestione della documentazione.
Funzionalità del Protocollo Informatico di ZenDMS
Le numerose funzionalità offerte dal Protocollo Informatico di ZenDMS permettono di gestire in modo semplice, veloce e automatizzato tutti i flussi documentale
FUNZIONALITÀ DI PROTOCOLLAZIONE
per gestire in modo efficace la documentazione digitale o cartacea in entrata e in uscita.
INTEGRAZIONE COMPLETA CON E-MAIL E PEC
per il monitoraggio e l’archiviazione immediata dei messaggi assicurando una protocollazione veloce e accurata.
PROTOCOLLAZIONE AUTOMATICA
dei messaggi di posta elettronica, arricchita di metadati per una catalogazione completa e precisa senza alcun intervento manuale.
ANTEPRIMA MESSAGGI E DOCUMENTI
tramite un’interfaccia intuitiva che consente la visualizzazione rapida delle informazioni per la protocollazione.
INSERIMENTO AUTOMATICO DI ETICHETTE
digitali sui documenti PDF protocollati, contenenti la segnatura di protocollo con le principali informazioni di registrazione.
SMISTAMENTO EFFICIENTE
dei documenti, sia a singoli utenti che a interi uffici, con gestione integrata delle assegnazioni.
GESTIONE COMPLETA DELLE RUBRICHE
mittenti e destinatari per selezionare velocemente le anagrafiche durante la registrazione del protocollo.
RICERCA AVANZATA DEI DOCUMENTI
protocollati basata su tutti i metadati inseriti in fase di registrazione, come ad esempio numero di protocollo univoco, mittente, destinatario, oggetto e data di registrazione.
CONFORMITÀ NORMATIVA
nella conservazione digitale dei documenti fiscali, PEC, registri giornalieri di protocollo ed altri documenti rilevanti.
- Assegnazione del progressivo univoco
- Stampa etichetta barcode cartaceo e digitale (apposizione di un watermark sui file in formato PDF)
- Stampa ricevuta di protocollazione
- Integrazione con caselle PEC/e-mail
- Rubrica anagrafica mittenti e destinatari
- Gestione Multi Ente
- Gestione Multi A.O.O. (Area Organizzativa Omogenea)
- Gestione Multi U.O.R. (Unità Organizzativa Responsabile)
- Modifica dei metadati complementari nelle registrazioni di protocollo
- Gestione del protocollo di emergenza
- Gestione dei registri giornalieri e annuali di protocollazione
- Funzionalità di ricerca avanzata
- Gestione ACL (Access Control List, permessi per utente per l’accesso alle registrazioni di protocollo)
- Gestione del titolario di classificazione
- Gestione dei fascicoli
- Archiviazione automatica dei documenti protocollati
- Gestione degli allegati alla registrazione di protocollo
- Gestione dello smistamento manuale e automatico
- Gestione di presa visione o rifiuto del documento e nuovo inoltro del documento smistato
- Scrivania personale di tutti i documenti ancora da lavorare
- Designer grafico per la generazione intuitiva e la gestione dei workflow approvativi
- Gestione del gruppo di approvatori
- Gestione delle modalità di approvazione (singola, a maggioranza, unanimità, su selezione o altro)
- Gestione delle notifiche via e-mail dei passaggi di stato del workflow
- Track-log dei documenti in approvazione
- Dashboard di monitoraggio dei processi approvativi
