L’ importanza del Protocollo Informatico per un’amministrazione digitale.
Una buona gestione dei documenti inizia con un valido servizio di Protocollo Informatico, lo strumento che semplifica e automatizza la gestione di documenti e comunicazioni, cartacei e digitali, in tutta sicurezza sia per enti pubblici che imprese private.
INTERZEN CONSULTING
La piattaforma in Cloud ZenDMS permette di protocollare tutta la corrispondenza in entrata e in uscita, archiviare i documenti e avere una gestione documentale completa.
- Dematerializza i flussi documentali.
- Semplifica la protocollazione.
- Automatizza i processi approvativi.
attraverso funzionalità avanzate in un unico strumento integrato.
La continua ricerca di efficienza e la crescente modalità di lavoro dello smartworking hanno accelerato la digitalizzazione delle aziende e delle pubbliche amministrazioni su più livelli. Questa tendenza si combina con l’utilizzo di una piattaforma documentale SaaS su infrastruttura Cloud esterna (Cloud Service Provider).
Il software di gestione documentale ZenDMS risponde all’esigenza di condividere, modificare, archiviare e conservare i documenti in tempo reale, anche da remoto e in totale sicurezza
Inoltre, consente il versioning, la tracciabilità delle revisioni effettuate sui documenti impedendo eventuali modifiche non autorizzate o la perdita dei documenti stessi, in base ai permessi utente.
ZenDMS permette di digitalizzare i processi documentali e aumentare la produttività di ogni organizzazione pubblica o privata gestendo tutte le informazioni in totale sicurezza, conformità e semplicità
Alcune caratteristiche di ZenDMS
Funzionalità avanzate di protocollazione per gestire in modo efficace la documentazione digitale e cartacea in entrata e in uscita.
Integrazione completa con e-mail e PEC per il monitoraggio e l’archiviazione immediata dei messaggi assicurando una protocollazione diretta e accurata.
Protocollazione automatica dei messaggi di posta elettronica, arricchita di metadati per una catalogazione completa e precisa senza alcun intervento manuale.
Anteprima messaggi e documenti tramite un’interfaccia intuitiva che consente la visualizzazione rapida delle informazioni di protocollo.
Inserimento automatico di etichette digitali sui documenti PDF protocollati, contenenti le principali informazioni di identificazione.
Smistamento efficiente dei documenti, sia a singoli utenti che a interi uffici, con gestione integrata delle assegnazioni.
Gestione completa delle rubriche mittenti e destinatari per aggiornare le anagrafiche durante la registrazione del protocollo.
Ricerca avanzata dei documenti protocollati basata sui metadati inseriti in fase di registrazione, come ad esempio numero di protocollo univoco, mittente, destinatario, oggetto e data di registrazione.
Conformità normativa nella conservazione digitale dei documenti fiscali, PEC, registri giornalieri di protocollo ed altri documenti rilevanti.
Il Protocollo Informatico, integrato con il sistema di gestione documentale ZenDMS, è la soluzione Cloud qualificata ACN che gestisce e protegge dati e documenti, garantendo accessibilità solo ad utenti con diritti e portabilità verso altri sistemi esterni.
Massima sicurezza con il Cloud Service Provider Microsoft Azure, l’infrastruttura digitale qualificata ACN che garantisce:
- Disaster Recovery attraverso efficienti misure preventive.
- Back-Up ogni 4 ore su regioni diverse.
- Ridondanza del sistema per garantire la continuità operativa.
Massima affidabilità per il Protocollo Informatico di ZenDMS con la qualificazione ACN, Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale.
Il Protocollo Informatico ideale anche per la Pubblica Amministrazione.
Una soluzione chiave per la modernizzazione della Pubblica Amministrazione è il Protocollo Informatico. L’Italia è tuttora in fase di forte recupero di terreno in termini di digitalizzazione della PA rispetto ad altri paesi europei posizionandosi al 19°posto nell’Indice di Digitalizzazione dell’Economia e della Società (DESI) del 2022.
Le recenti linee guida di Agid per il piano triennale 2024-2026 sottolineano l’importanza di un approccio Cloud first e di servizi digitali orientati alle esigenze delle PA e dei cittadini.
Con l’implementazione del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR), la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione riceve un altro importante impulso promettendo servizi più efficienti, trasparenti e focalizzati sui cittadini.
