Selecta Case History
Problema
La quantità eccessiva di materiale incideva negativamente sull’efficienza dell’area documentale con ripercussioni non trascurabili anche sui costi da sostenere per l’archiviazione e la conservazione. Il rischio di perdita di documenti era elevato, la condivisione pressoché assente, e la ricerca dei documenti archiviati richiedeva tempi troppo lunghi rispetto alle esigenze aziendali.
Esigenza
disporre di un sistema archiviazione e conservazione in formato digitale dei contratti aziendali in formato digitale che garantisse quindi la non deteriorabilità dei documenti, la condivisione e la ricerca rapida.
Obiettivi
- ridurre in modo drastico la quantità di documenti cartacei e i costi necessari per la oro gestione e conservazione;
- aumentare l’efficienza e migliorare la qualità del lavoro;
- facilitare la condivisione delle informazioni nel rispetto dei vincoli di sicurezza e riservatezza;
- azzerare la perdita di documenti.
Soluzione implementata
ZenDMS, la soluzione di Document Management della Suite ZenShare, ha permesso la completa dematerializzazione dei flussi documentali e quindi di intervenire efficacemente sulla gestione dei processi rendendoli più efficaci e monitorabili.
Aree aziendali
Servizi generali e segreteria
Benefici ottenuti
- navigazione rapida e intuitiva per categoria e tipologia documentale;
- miglioramento delle performance aziendali grazie ad una gestione efficiente dei documenti;
- evoluzione del servizio verso un processo di conservazione sostitutiva dei documenti che così vengono progressivamente sostituiti dai loro equivalenti in formato digitale, conservando la loro valenza legale di forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.
