Poligrafico Roggero e Tortia Case History
Problema
La mole di documenti da archiviare e da gestire era eccessiva rispetto alle risorse a disposizione.
Esigenza
- Disporre di un sistema di archiviazione e conservazione a norma di legge dei documenti in grado di gestire volumi molto elevati con caratteristiche multiazienda;
- possibilità di effettuare una ricerca in modo e rapido dei documenti;
- garantire un accesso sicuro e riservato alle informazioni.
Obiettivi
- recuperare efficienza nella gestione dei documenti;
- azzeramento del rischio perdita di documenti;
- riduzione drastica dei tempi di ricerca e consultazione dei documenti.
Soluzione implementata
L’implementazione di ZenDMS, soluzione della Suite ZenShare per il Document Management, con il suo Modulo Grandi Volumi ha permesso di soddisfare pienamente l’esigenza di archiviare e gestire in modo efficiente un volume molto elevato di documenti in modalità multiazienda.
Aree aziendali
Servizi generali e segreteria
Benefici ottenuti
- navigazione rapida e intuitiva per categoria e tipologia documentale;
- miglioramento delle performance aziendali grazie ad una gestione efficiente dei documenti;
- evoluzione del servizio verso un processo di conservazione sostitutiva dei documenti che così vengono progressivamente sostituiti dai loro equivalenti in formato digitale, conservando la loro valenza legale di forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.
