PLT Energia Case History

Problema
La protocollazione dei documenti e delle mail in entrata e in uscita era ancora di tipo tradizionale, questo causava un rallentamento preoccupante dei flussi documentali e inefficienze crescenti su vari livelli in ambito documentale.

Esigenza
Adottare un sistema di protocollo informatico rispondente ai requisiti di legge con funzionalità documentali e in grado di:

• registrare elettronicamente documenti, email/PEC in entrata, in uscita e interni nel rispetto dei requisiti normativi;
• poter accedere ai documenti da qualsiasi dispositivo;
• garantire sicurezza e trasparenza delle procedure amministrative;
• abbattere i costi legati all’archiviazione e alla conservazione;
  dei documenti;
• conservazione sostitutiva a norma di legge per i registri giornalieri di protocollo;
• facilitare la ricerca, l’identificazione e la consultazione dei documenti.

Obiettivo

• Snellire i flussi documentali.
• Ottimizzare e automatizzare i processi legati alla protocollazione e più in generale al ciclo di vita dei documenti.

Soluzione implementata
ZenDMS, la soluzione di Document Management nella sua Edizione focalizzata sul protocollo informatico, ha offerto un sistema di gestione documentale e un sistema di protocollo informatico a norma di legge, il monitoraggio delle caselle e-mail e PEC ed un insieme di filtri di ricerca avanzata per un reperimento veloce dei documenti e delle protocollazioni all’interno della piattaforma.

Aree aziendali
Servizi generali e segreteria

Benefici ottenuti
L’introduzione di ZenDMS Protocollo Informatico ha apportato importanti benefici anche grazie ad una interfaccia facile da usare. Gli utenti accedono adesso comodamente e rapidamente ai documenti da lavorare/protocollare direttamente dalla loro scrivania personale.
Il superamento della protocollazione tradizionale e l’eliminazione dei registri cartacei, ha prodotto un effetto benefico in termini di accuratezza e soprattutto di efficienza dell’intera area documentale giocando anche a favore della trasparenza dei flussi di documenti nel rispetto di tutti i criteri di autenticità e sicurezza dei dati.