Ibanway Case History
Problema
- Difficoltà nella protocollazione dei documenti in entrata e in uscita con quantità sempre crescenti di documenti cartacei
- Elevato rischio di perdita dei documenti;
- Decremento nei livelli di efficienza ed elevati livelli di stress tra gli operatori.
Esigenza
- Disporre di un sistema di archiviazione/dematerializzazione dei documenti e di un sistema di protocollazione informatica, a norma di legge, per la registrazione della corrispondenza in entrata, in uscita e interna.
- Navigazione rapida e intuitiva per categoria e tipologia documentale.
Obiettivi
- Semplificare la protocollazione e la gestione dei documenti assicurando sicurezza e trasparenza delle operazioni;
- Azzeramento della perdita di documenti;
- Incremento dei livelli di performance e abbassamento dei livelli di stress attraverso l’introduzione di più efficienti strumenti di lavoro per il protocollo, l’archiviazione, la ricerca e la condivisione dei documenti.
Soluzione implementata
La soluzione in grado di assicurare il raggiungimento degli obiettivi è stata individuata in ZenDMS Protocollo Informatico, la soluzione della più ampia Suite ZenShare focalizzata sul Document Management per la gestione del protocollo Informatico.
Aree aziendali
Servizi generali e segreteria
Benefici ottenuti
L’adozione di ZenDMS ha fatto registrare:
- miglioramento delle performance aziendali grazie ad una gestione efficiente dei documenti;
- progressiva eliminazione dei registri cartacei e razionalizzazione dei flussi documentali;
- gestione più efficace ed economica dei flussi documentali;
- maggiore trasparenza e sicurezza e nello svolgimento delle attività amministrative.
