Gruppo Minardo Case History

Problema
La quantità di documenti cartacei aveva assunto proporzioni tali da diventare ingestibile, il rischio di perdita dei documenti era molto elevato, le possibilità di condivisione pressoché azzerate dall’assenza di uno strumento adeguato. Destava preoccupazione anche la difficoltà di gestire la documentazione relativa alle fatture passive

Esigenza

• eliminare la documentazione cartacea presente in azienda, in particolar modo quella relativa alle fatture, passando ad una modalità di gestione in formato digitale;
• garantire un buon livello di integrazione con il gestionale già in uso.

Obiettivi

• eliminazione della documentazione cartacea;
• ottimizzazione della gestione dei documenti;
• automatizzazione dei flussi approvativi di documenti;
• abbattimento dei costi di archiviazione e stoccaggio dei documenti;
• conservazione digitale a norma dei documenti contabili.

Descrizione Progetto
Il progetto è stato realizzato installando ZenDMS nella sua Edizione Entreprise, specifica per realtà aziendali con elevate esigenze di integrazione, e come piattaforma di gestione documentale per tutte le società del Gruppo Minardo, insieme al modulo ZenArchive per la conservazione digitale. Il sistema consente l’acquisizione in automatico dei documenti  direttamente dal SAP, la loro archiviazione in ZenDMS e l’invio in conservazione digitale. Successivamente, si è passati alla conservazione digitale di tutti i registri e libri contabili evitando la stampa e l’archiviazione fisica dei documenti processati. E’ stata inoltre prevista una gestione avanzata dello scadenziario con l’introduzione di una speciale funzionalità di ‘reminder’ sui documenti covvero notifiche email periodiche e scadenzate per lo smaltimento delle pratiche.

Soluzione implementata
ZenDMS, soluzione di Document Management, nella sua Edizione Enterprise ha permesso di procedere ad una massiccia digitalizzazione dell’area documentale, la flessibilità della soluzione ha permesso un elevato livello di integrazione e la possibilità di prevedere funzionalità ad hoc per esigenze specifiche, che hanno trovato per questo piena soddisfazione.

Aree aziendali
Servizi generali e segreteria / Amministrazione, Finanza e Controllo

Benefici ottenuti
E’ stato raggiunto brillantemente il duplice risultato di:

• ottenere una sensibile riduzione dei costi dovuti all’archiviazione e allo stoccaggio dei documenti in formato cartaceo;
• aumentare in modo significativo i livelli di produttività interna grazie all’acquisizione automatica e all’immediata reperibilità dei documenti amministrativi ora gestiti in formato elettronico.