Problema
Caos nella gestione e nello svolgimento delle operazioni di protocollazione in particolare dei documenti ricevuti o inviati via PEC. Gravi inefficienze dovute alla difficoltà di protocollare manualmente documenti che non trovavano poi una opportuna collocazione in archivio, causando gravi difficoltà anche nella ricerca e nel reperimento delle informazioni. Problemi nella definizione di un accesso autorizzato a determinate categorie di documenti in base al tipo di utenza. Inefficienze ed elevati livelli di stress legati alla frequente perdita di documenti.

Esigenza
 Gestione, protocollazione ed archiviazione delle PEC aziendali in entrata ed in uscita tramite un sistema in grado di comunicare con il Client di posta e contestualmente in grado di consentire le operazioni di protocollazione dei documenti /e-mail in modo semplice. Necessità di far confluire tutti io documenti cartacei in un archivio digitale, di facile consultazione e accedibile in base a profili utente predefiniti.

Obiettivi
Razionalizzare, snellire e semplificare tutto il processo di ricezione, protocollazione e archiviazione dei documenti in entrata e in uscita sia in formato digitale che cartaceo. Riduzione del livello di stress tra gli operatori, eliminazione del rischio di perdita dei documenti.

Soluzione implementata
ZenDMS Protocol Edition ha risolto i problemi legati alla gestione dei documenti e del protocollo informatico. La soluzione di gestione documentale e protocollo informatico della Suite ZenShare ha permesso di gestire in modo efficiente e automatico la registrazione/protocllazione, la classificazione l’archiviazione, l’assegnazione e lo smistamento della corrispondenza in entrata, in uscita e interna.

Aree aziendali
Servizi generali e segreteria.

Benefici ottenuti
 l’implementazione di ZENDMS ha pienamente soddisfatto le esigenze del cliente e risolto i problemi relativi alla gestione e protocollazione dei documenti, snellendo le operazioni di gestione smistamento, semplificando e rendendo più efficienti le operazioni di protocollazione, eliminando la perdita accidentale di documenti. L’archiviazione la conservazione digitale a norma di legge ha generato un sistema finalmente razionale e ordinato di classificazione garantendo agli operatori una ricerca facile e un reperimento pressoché immediato dei documenti.