Grammelot Case History

Problema
Si registravano inefficienze in tutte le aree aziendali. in ambito documentale mancava era necessario un sistema che gestisse in modo automatico e conservasse tutta la documentazione sottoposta a regime di qualità. In ambito Marketing e Vendite veniva lamentato un insufficiente automatizzazione dei processi, uno scarso coordinamento tra le risorse a tutto discapito dell’efficienza e della produttività aziendale. Con particolare riferimento all’area vendite il processo di preventivazione presentava diverse criticità. In ambito Project Management i team di progetto risentivano pesantemente della mancanza di uno strumento automatico e di supporto nella gestione delle commesse, nella rilevazione le attività giornaliere svolte, nella verifica degli stati d’avanzamento dei task.

Esigenza

• trovare una soluzione in Cloud che inglobasse funzionalità di DMS, CRM e Project Management che fosse integrabile con la preesistente soluzione di conservazione digitale del cliente;
• era inoltre necessario far fronte al problema di una gestione efficiente, semplice e soprattutto centralizzata processo Configure Price Quote (CPQ) ovvero del processo di configurazione e generazione generare di offerte, quotazioni e preventivi.

Obiettivi

• migliorare l’efficienza dei processi documentali sia in fase di gestione che di conservazione digitale;
• migliorare l’efficienza globale attraverso una gestione automatica e integrata dei processi;
• puntare a una pianificazione efficace e a una gestione efficiente di progetti e commesse.

Descrizione Progetto
All’implementazione delle soluzioni standard della Suite, per far fronte alle esigenze messe in campo, si è accompagnato lo sviluppo di una funzionalità avanzata a carico del processo CPQ che ha permesso ai preventivi generati in formato Excel di essere recepiti in automatico da ZenCRM.

Soluzione implementata
L’implementazione della Suite ZenShare con le sue soluzioni di Customer Relationship Managemet(ZenCRM), Document Management ( ZenDMS) e Project Management (ZenProject).

Aree aziendali
Servizi generali e Segreteria / Marketing / Vendite

Benefici ottenuti
La flessibilità delle soluzioni adottate ha permesso l’introduzione di specifiche strategie di utilizzo che hanno soddisfatto pienamente le esigenze di conformità ISO9001:2015 e più in generale le esigenze di una gestione più semplice, ordinata, sicura ed efficiente dei processi di business in tutte le aree aziendali in cui erano state rilevate delle criticità.