Gardant Case History

Problema
il complesso e delicato ecosistema rappresentato dal mercato del credito, rendeva particolarmente critico e preoccupante il rischio di errore e di perdita dei documenti. Una mole eccessiva di documentazione cartacea, la difficoltà di gestire in modo corretto la corrispondenza, soprattutto quella relativa al recupero dei crediti, la mancanza di condivisione e di una adeguata conservazione digitale dei documenti stessi, avrebbero generato inefficienze e anomalie tali da compromettere l’efficienza e quindi le possibilità di crescita di un attore di primo piano nell’ambito del credit management come Gardant.

Esigenza
si rendeva necessario avvalersi di un sistema evoluto per la  dematerializzazione, la gestione e la conservazione digitale a norma di legge di pratiche, documenti e corrispondenza. Ma soprattutto era necessario un sistema flessibile in grado di offrire ampi margini di integrabilità con i sistemi di portfolio management già esistenti.

Obiettivi

Si puntava ad un miglioramento globale delle performance aziendali tramite:

• l’eliminazione della documentazione cartacea;
• l’ottimizzazione della gestione dei documenti;
• l’abbattimento dei costi di archiviazione e stoccaggio dei documenti;
• la conservazione digitale a norma dei documenti.

L’obiettivo finale era ottenere una soluzione scalabile di gestione documentale che fosse robusta ed estremamente flessibile.

Soluzione implementata

ZenDMS, soluzione di Document Management, ha permesso di procedere ad una massiccia digitalizzazione. La flessibilità della soluzione ha permesso un elevato livello di integrazione con il sistema di portfolio management già in essere e la possibilità di prevedere funzionalità ad hoc per esigenze specifiche. Con ZenDMS è stato possibile gestire:

• la documentazione relativa al recupero dei crediti;
• i flussi di approvazione documentale delle fatture passive per i veicoli ( clienti) da loro gestiti;
• il registro dei reclami e il registro degli esposti (vale a dire dei reclami provenienti dalla Banca d’Italia) e di conseguenza l’intero flusso di di apertura, assegnazione, gestione e chiusura dei reclami stessi;
• la corrispondenza ordinaria; grazie ad una particolare integrazione con Postel, la corrispondenza ordinaria dopo la fase di scansione e classificazione viene resa disponibile in automatico all’interno di ZenDMS nei confronti degli utenti e uffici per operazioni di pubblicazione, lavorazione e smistamento;
• la fase di conservazione digitale a norma di legge delle fatture attive e passive.

Aree aziendali
Servizi generali, amministrazione.

Benefici ottenuti

ZenDMS, è stato in grado di inserirsi in tempi rapidi nel complesso e articolato degli strumenti di credit management, ha permesso di estrarre valore dalla documentazione cartacea a disposizione del cliente, supportandolo nella gestione di un credito vivo; ha dimostrato inoltre grande capacità di adattarsi ai differenti flussi documentali tipici di questo settore di business.
E’ stato cosi raggiunto il risultato di avere il massimo controllo sui numerosi flussi documentali gestiti a fronte di un considerevole volume di documentazione coinvolta, arrivando a incrementare i livelli di efficacia ed efficienza dei processi aziendali.