FNSI Case History
Problema
Estrema confusione e disordine nella gestione, protocollazione, ricerca e conservazione di una ingente quantità di documenti in prevalenza cartacei. Grande difficoltà e tempi troppo lunghi per lo smistamento dei documenti agli uffici o ai responsabili di competenza. Inefficienze ed elevati livelli di stress legati alla frequente perdita di documenti.
Esigenza
Individuare un sistema semplice per razionalizzare il flusso di documenti, semplificare le operazioni di smistamento e protocollazione dei documenti. Eliminare, laddove possibile, la presenza di documentazione cartacea, snellire i tempi di ricerca dei documenti.
Obiettivi
- sistema di gestione, protocollazione e archiviazione tutti i documenti in entrata e in uscita nel modo più semplice e automatico possibile;
- drastica riduzione del materiale cartaceo
- riduzione dei tempi necessari alla ricerca dei documenti;
- eliminazione del rischio di perdita di documenti.
Soluzione implementata
La soluzione è stata individuata in ZenDMS Protocol Edition, la soluzione di Document Management System ad hoc per il protocollo informatico e provvista di certificazione AGID in materia di consevazione.
Aree aziendali
Servizi generali e segreteria / Pubblica Amministrazione.
Benefici ottenuti
L’implementazione di ZenDMS Protocol Edition ha pienamente soddisfatto le esigenze del cliente e risolto i problemi relativi alla gestione e alla protocollazione dei documenti ed eliminando anche il fenomeno di perdita di documenti. L’archiviazione la conservazione digitale a norma di legge hanno generato un sistema finalmente razionale e ordinato di classificazione garantendo agli operatori una ricerca facile e un reperimento pressoché immediato dei documenti.
