Fater Case History

Problema

AREA MARKETING

• la presenza di strumenti obsoleti o inadeguati aumentava il rischio di andare incontro a sensibili perdite in termini sia economici che produttivi.
• la numerosità di prodotti a catalogo, l’elevato numero di clienti e la loro diversa dislocazione sul territorio, rendeva estremamente difficile una efficace pianificazione, un valido monitoraggio e una corretta analisi di tutte le promozioni dei prodotti presso i diversi punti vendita. La mancanza di un sistema centralizzato per l’acquisizione delle informazioni impediva una visione di insieme.

AREA VENDITE

• gli agenti subivano e risentivano negativamente dei tempi ( eccessivamente lunghi) per creare o modificare le anagrafiche relative ai clienti. Per effettuare questo tipo di operazioni era necessario infatti compilare schede cartacee destinate alla sede centrale presso la quale gli addetti preposti procedevano all’inserimento dei dati;
•  l’assenza di dati aggiornati sui clienti e facilmente consultabili rallentava e rendeva meno efficiente e motivante l’attività della forza vendite, i report erano resi disponibili per la consultazione a scadenza settimanale e solo in modalità offline offline;
•  il sistema di presa ordini provenienti dai clienti era obsoleto e del tutto inadeguato alle esigenze aziendali.

AREA AMMINISTRATIVA

la registrazione delle fatture passive provenienti dall’estero ( quindi da Paesi dove la fatturazione elettronica non è ancora obbligatoria o lo è solo parzialmente) era rallentata e fortemente suscettibile di errore umano a causa della mancanza di uno strumento automatico e integrato con SAP.

Esigenza
dai problemi riscontrati a carico delle diverse aree aziendali scaturivano esigenze molto specifiche che avrebbero richiesto interventi mirati e un altissimo livello di personalizzazione delle soluzioni proposte.
Si rendevano necessari in particolare:

• una gestione accurata ed efficiente dei workflow per la creazione e la modifica delle anagrafiche sui clienti;
• uno strumento che permettesse la gestione e la consultazione in tempo reale dei contratti con relativi listini prezzo;
• lo sviluppo di un sistema efficiente, moderno e integrato con SAP ERP, per la gestione degli ordini;
  – un sistema di acquisizione e consultazione dei dati relativi alle promozioni in essere o in previsione presso i clienti;
• lo sviluppo di uno strumento in grado di velocizzare, automatizzare e semplificare le operazioni di registrazione delle fatture passive provenienti dall’estero.

Obiettivi

• migliorare l’efficienza dell’area marketing fornendo soluzioni innovative per automatizzare la raccolta delle informazioni e ottimizzare la qualità e la quantità dei dati messi a disposizione;
• svecchiare e velocizzare tutti i sistemi di inserimento, modifica e consultazione delle informazioni su clienti e contratti garantendo piena integrabilità con SAP ERP;
• automatizzare e ottimizzare la gestione degli ordini;
• automatizzare il sistema di ricezione e registrazione delle fatture passive azzerando le probabilità di errore umano.

Descrizione Progetto
come emerso già in fase di analisi e successivamente nella definizione degli obiettivi, si è reso necessario elaborare soluzioni ad hoc con altissimo livello di personalizzazione. I progetti realizzati a tale scopo, hanno richiesto uno sforzo notevole sia in termini di qualità delle risorse messe in campo per lo sviluppo e l’integrazione di soluzioni diverse, sia in termini di tempo impiegato in attività di ricerca, analisi e test delle soluzioni proposte. I risultati ottenuti sono stati più che apprezzabili, consolidando un rapporto di fiducia e di collaborazione ormai più che decennale.

Soluzione implementata
Progetto SFR:  lo sviluppo e l’implementazione di SFR si è tradotto in sostanza in una accentuata personalizzazione della nostra soluzione di Customer Relationship Management, ZENCRM con particolare attenzione alle funzionalità dell’area Sales. Questo ha permesso di risolvere tutte le istanze relative a una gestione efficiente dei contratti con relativi listini prezzo.

Progetto CCMD: ha reso possibile una gestione raffinata e avanzata dei workflow destinati alla creazione o alla modifica delle anagrafiche clienti, il tutto pienamente integrato con SAP ERP

Progetto FAST Gestione Ordini: è attraverso lo sviluppo e l’implementazione di FAST che è stato possibile innovare radicalmente e velocizzare il sistema di presa e gestione degli ordini permettendo agli agenti della forza vendita di inserire )da pc, cellulare o tablet),gli ordini, e di verificare contestualmente alla creazione dell’ordine, quindi in tempo reale, la disponibilità di magazzino del o dei prodotti ordinati con l’indicazione dei relativi tempi di consegna. Anche FAST Gestione Ordini è integrato con SAP.

Progetto CMO Platform: la piattaforma che è stata sviluppata ad hoc per l’acquisizione dei dati relativi alle promozioni presso i vari punti vendita integrata con la piattaforma aziendale interna di business intelligence.

Estrazione indici Fatture Passive: questo progetto è stato sviluppato ad hoc prevedendo anche l’integrazione con SAP ERP per far fronte all’esigenza di registrare automaticamente le fatture passive provenienti dall’estero. Il nuovo sistema, che ha sostituito il vecchio sistema di registrazione manuale delle fatture,  prevede un sistema di lettura OCR avanzato, evoluto, in logica free form o template

Aree aziendali
Amministrazione, finanza e controllo/Gestione ordini /Direzione Strategica e ICT/ Produzione e area tecnica

Benefici ottenuti
Gli sforzi compiuti per il raggiungimento degli obiettivi prefissati hanno prodotto benefici significativi, non solo a favore delle aree aziendali direttamente interessate dal cambiamento, ma estesi a tutto il contesto aziendale con un miglioramento dei livelli di efficienza e della qualità del lavoro.

In particolare l’introduzione di sistemi moderni, innovativi e soprattutto automatici, hanno snellito e velocizzato processi e tutte quelle operazioni cosiddette ‘di routine’, per dare maggiore spazio ad attività di carattere strategico, queste ultime supportate validamente dall’introduzione di strumenti di analisi efficienti e da strumenti di reportistica che è diventata finalmente fruibile rapidamente e in tempo reale, con dati aggiornati quindi e facilmente condivisibili.

I benefici più vistosi si sono registrati nei livelli di efficienza e di performance della forza vendita che ha risentito positivamente della sostituzione di strumenti vecchi , obsoleti e poco performanti, con strumenti moderni, rapidi e al passo che le esigenze aziendali e di mercato.