EnpamRE Case History
Problema
- estrema confusione e disordine nella gestione, protocollazione, ricerca e conservazione di una ingente quantità di documenti sia digitali che cartacei;
- grande difficoltà e tempi troppo lunghi per lo smistamento dei documenti agli uffici o ai responsabili di competenza;
- inefficienze ed elevati livelli di stress legati alla frequente perdita di documenti.
Esigenza
- dotarsi di uno strumento efficiente, automatico e facile da usare per protocollare i documenti in entrata e in uscita;
- ridurre drasticamente la mole di materiale cartaceo i circolazione;
- protocollare senza difficoltà anche quei documenti destinati a uffici o unità organizzative con diversa dislocazione sul territorio.
Obiettivi
- registrare in modo rapido, sicuro e standardizzato i documenti in entrata, in uscita e interni nel rispetto dei requisiti normativi;
- eliminare i registri cartacei e snellire i flussi documentali;
- garantire un accesso sicuro e controllato ai documenti da qualsiasi dispositivo, in qualunque momento, da qualunque sede;
- maggiore trasparenza e semplificazione amministrativa.
Soluzione implementata
Il Document Management System di ZenDMS nella sua edizione per il Protocollo Informatico ha permesso:
- l’eliminazione dei registri cartacei;
- lo smistamento rapido dei documenti ad uffici anche dislocati diversamente sul territorio;
- la registrazione della corrispondenza e della documentazione in entrata, in uscita e interna in modo semplice, sicuro e a norma di legge.
Aree aziendali
Servizi generali e Segreteria
Benefici ottenuti
ZenDMS ha permesso un risparmio significativo sia in termini di tempo che di costi per lo svolgimento delle normali operazioni amministrative, garantendo sempre i massimi livelli di sicurezza. E’ stato riscontrato un sensibile miglioramento nei livelli di efficienza grazie alla progressiva eliminazione dei documenti cartacei e alla digitalizzazione dei processi documentali, sono stati ottenuti ampi benefici anche sul fronte della cooperazione generale all’interno dell’organizzazione.
