De Cecco Case History
Problema
le maggiori preoccupazioni del cliente si concentravano sul livello di confusione e sul crescente livello di disagio nella gestione dei documenti, in particolare della documentazione amministrativo-contabile scambiata tra le diverse countries estere (USA, UK, Francia) e l’Italia, e che richiedevano la registrazione finale dei documenti contabili in SAP.
Anche i flussi di approvazione dei documenti erano resi difficili dall’assenza di un processo standard di gestione, con vistosi rallentamenti nell’evasione delle pratiche. La mole di documenti cartacei da gestire aveva assunto proporzioni preoccupanti a grave discapito dell’efficienza globale dei dipartimenti aziendali coinvolti e anche i tempi necessari per la ricerca dei documenti e la loro condivisione non erano più in linea con le esigenze aziendali.
Esigenza
dai problemi evidenziati sopra nasceva quindi la necessità di una radicale riorganizzazione nella gestione dei documenti, dell’individuazione di un sistema che:
- riducesse drasticamente la quantità di documenti cartacei presenti in azienda
- automatizzasse e semplificasse il più possibile il processo di approvazione dei documenti
- agevolasse una ricerca e una consultazione rapida dei documenti archiviati
- consentisse senza problemi la registrazione automatica dei documenti in SAP.
Obiettivi
- drastica riduzione della documentazione cartacea;
- organizzazione razionale delle informazioni;
- accesso sicuro e riservato alle informazioni;
- gestione efficiente e automatizzata di tutto il ciclo di vita dei documenti;
- conservazione a norma;
- ricerca rapida dei documenti archiviati
- semplificazione e standardizzazione dei processi di approvazione dei documenti;
- un criterio efficiente per la ricerca rapida dei documenti archiviati.
Descrizione progetto
Installazione di ZenDMS Workflow Edition per la dematerializzazione dei flussi documentali condivisi tra USA, UK, Francia e Italia. E’ stato necessario installare un modulo Autoimport che ha consentito di semplificare e velocizzare l‘acquisizione dei documenti in ZenDMS. E’ stato poi strutturato un processo per ogni country che prevede l’acquisizione automatica dei documenti nella piattaforma, la contestuale immissione in specifici processi di workflow con le diverse fasi di approvazione e la registrazione finale su SAP.
Soluzione implementata
La soluzione più adatta al raggiungimento degli obiettivi descritti è stata individuata in ZenDMS nella sua Edizione Workflow, come unica piattaforma per la gestione documentale e l’automazione dei processi amministrativi interni al gruppo.
Aree aziendali
Servizi generali e segreteria / Amministrazione, finanza e controllo
Benefici ottenuti
L’utilizzo di una piattaforma web based ha consentito di abbattere le barriere geografiche tra le countries estere (USA, UK, Francia) e l’Italia e di migliorare i processi operativi legati alla contabilizzazione delle fatture e di tutti i documenti correlati. Tra i vantaggi più rilevanti, la riduzione dei tempi di lavorazione, approvazione e registrazione dei documenti contabili ed un aumento generale della produttività dell’area amministrativa e contabile a livello internazionale.
