Copagri Campania Case History
Problema
- difficoltà nella protocollazione dei documenti in entrata e in uscita, quantità sempre crescenti di documenti cartacei;
- flussi documentali fuori controllo a fronte invece di un numero sempre crescente di servizi erogati;
- enormi problemi logistici nella protocollazione di documenti destinati ad uffici con diversa dislocazione sul territorio;
- elevato numero di documenti andati perduti;
- costante decrescita dei livelli di efficienza nello svolgimento processi amministrativi e livelli di stress crescente tra gli operatori;
- tempi sempre più lunghi nella ricerca e nel recupero dei documenti.
Esigenza
dotarsi di una soluzione semplice, facile da usare per la protocollazione dei documenti digitali e cartacei in entrata e in uscita, e per una loro successiva archiviazione in formato digitale che permettesse la riduzione del materiale cartaceo in circolazione e soprattutto una ricerca rapida dei documenti.
Obiettivi
- semplificare la protocollazione e la gestione dei documenti assicurando sicurezza e trasparenza delle operazioni a prescindere dalla dislocazione territoriale degli uffici interessati;
- azzeramento della perdita di documenti;
- incremento dei livelli di performance e abbassamento dei livelli di stress attraverso l’introduzione di più efficienti strumenti di lavoro necessari allo svolgimento delle attività di protocollazione, smistamento, archiviazione e ricerca dei documenti.
Soluzione implementata
La soluzione in grado di assicurare il raggiungimento degli obiettivi è stata individuata in ZenDMS Protocollo Informatico.
Aree aziendali
Servizi generali e segreteria
Benefici ottenuti
L’implementazione di ZenDMS Protocollo informatico ha consentito di riportare sotto controllo tutti i parametri di efficienza e produttività. Le aspettative generate dall’adozione di una soluzione automatica per gestire e protocollare i documenti hanno trovato larga soddisfazione. Il riscontro tra gli utilizzatori della soluzione è stato ampiamente positivo abbattendo sul nascere qualsiasi reticenza legata fisiologicamente all’adozione di strumenti di lavoro nuovi e sconosciuti, favorendo, al contrario, una maggiore collaborazione e conseguentemente una maggiore qualità dei servizi erogati.
