CAA CIA Case History
Problema
l’area di gestione documentale era caratterizza da molteplici disagi in particolare per quanto concerne la protocollazione dei documenti. Venivano lamentati disagi e tempistiche troppo lunghe nelle operazioni di smistamento dei documenti agli uffici o ai responsabili di competenza.
Esigenza
- possibilità di protocollare senza difficoltà e in modo automatizzato le comunicazioni in uscita verso gli Enti Pubblici e la documentazione in entrata proveniente dai differenti interlocutori;
- smistamento rapido dei documenti destinati ad altri uffici e di un’archiviazione dei documenti digitalizzati e dei messaggi provenienti da email/PEC, rispondente ai requisiti di legge e dei criteri di sicurezza e riservatezza dei dati.
Obiettivi
- gestione automatizzata delle operazioni di protocollo e di archiviazione di tutti i documenti in entrata e in uscita sia in formato cartaceo sia in formato digitale;
- drastica riduzione della documentazione cartacea;
- azzeramento del rischio di perdita di documenti;
- generale incremento dei livelli di efficienza nell’espletamento delle pratiche.
Soluzione implementata
La soluzione di Document Management System, ZenDMS, nella sua Protocol Edition e con conservazione digitale certificata AGID, ha soddisfatto l’esigenza di:
- una gestione ottimizzata del protocollo e dei flussi documentali anche tra differenti uffici provinciali;
- un’archiviazione razionale mediante titolario di classificazione.
Aree aziendali
Servizi generali e segreteria / Pubblica Amministrazione.
Benefici ottenuti
l’implementazione di ZenDMS Protocol Edition ha pienamente soddisfatto le esigenze del cliente e risolto i problemi relativi alla gestione e la protocollazione dei documenti, eliminando anche il rischio di perdita accidentale di documenti. L’archiviazione e la conservazione digitale a norma di legge hanno generato un sistema finalmente razionale e ordinato di classificazione, garantendo agli operatori una ricerca facile e un reperimento pressoché immediato delle informazioni.
