Banca CF+ Case History

Problema
La considerevole mole  di documentazione cartacea, la difficoltà di gestire in modo corretto la corrispondenza, la mancanza di condivisione e di una adeguata conservazione digitale dei documenti stessi, mettevano a rischio l’efficienza e la produttività del cliente.

Esigenza
Si rendeva quindi  necessario avvalersi di un sistema evoluto per la  dematerializzazione, la gestione, lo smistamento e la conservazione digitale a norma di legge di documenti e corrispondenza.

Obiettivi
Si puntava  ad un miglioramento globale delle performance aziendali tramite:

• l’eliminazione della documentazione cartacea;
• l’ottimizzazione della gestione dei documenti;
• l’abbattimento dei costi di archiviazione e stoccaggio dei documenti;
• la conservazione digitale a norma dei documenti.

Soluzione implementata

ZenDMS, soluzione di Document Management, ha permesso di procedere ad una massiccia digitalizzazione. La flessibilità della soluzione ha permesso un elevato livello di integrazione e la possibilità di prevedere funzionalità ad hoc per le esigenze specifiche espresse del cliente.

Con ZenDMS è stato possibile gestire:

• i documenti e la corrispondenza ordinaria grazie ad una particolare integrazione con Postel, che dopo la fase di scansione e classificazione viene resa disponibile all’interno di ZenDMS nei confronti degli utenti e uffici per operazioni di pubblicazione, lavorazione e smistamento;
• l’archiviazione delle pratiche di finanza garantita, tramite l’integrazione con il sistema di gestione già in essere;
• il registro dei reclami e il registro degli esposti (vale a dire dei reclami provenienti dalla Banca d’Italia) e di conseguenza l’intero flusso di di apertura, assegnazione, gestione e chiusura dei reclami stessi;
• la fase di conservazione digitale a norma di legge delle fatture attive e passive.

Aree aziendali
Servizi generali, amministrazione.

Benefici ottenuti

ZenDMS, ha fornito una soluzione rapida ed efficacemente alle problematiche lamentate dal cliente.
E’ stato cosi raggiunto il risultato di avere un significativo controllo sui numerosi flussi documentali gestiti e di incrementare i livelli di efficacia ed efficienza dei processi aziendali.