Astral Case History
Problema
- la gestione, protocollazione, ricerca e conservazione dei documenti avveniva in modo spesso caotico, subendo rallentamenti e inefficienze dovute al sistema preesistente e alla ingente quantità di documenti sia digitali che cartacei in attesa di essere protocollati e archiviati;
- venivano riscontrati anche disagi a livello operativo nello smistamento dei documenti agli uffici o ai responsabili di competenza e nella gestione delle fatture elettroniche;
- crescenti livelli di stress del personale legati alla difficoltà di utilizzo del vecchio sistema.
Esigenza
- sostituzione del precedente sistema di protocollo informatico per obsolescenza;
- protocollazione dei flussi documentali in entrata/uscita, gestione di fascicoli documentali;
- necessità di un opportuno sistema di gestione dei workflow autorizzativi;
- conservazione digitale del registro di protocollo giornaliero in conformità delle prescrizioni di legge.
Obiettivi
- standardizzazione e semplificazione della gestione dei flussi documentali;
- automatizzazione delle delle operazioni di protocollazione dei documenti in entrata, in uscita e interni nel rispetto dei requisiti normativi;
- garantire un accesso sicuro e controllato ai documenti;
- maggiore trasparenza e semplificazione amministrativa.
Soluzione implementata
Il Document Management System di ZenDMS nella sua edizione Workflow Edition con servizio integrato di conservazione digitale a norma AgID ha permesso di fornire al cliente una soluzione unica per la protocollazione dei documenti, la loro archiviazione e conservazione a norma, lo smistamento rapido dei documenti e per la gestione efficiente dei workflow autorizzativi.
Aree aziendali
Area Documentale / Servizi generali e Segreteria
Benefici ottenuti
ZenDMS ha permesso un risparmio significativo sia in termini di tempo che di costi per lo svolgimento delle normali operazioni amministrative, garantendo sempre i massimi livelli di sicurezza. E’ stato riscontrato un sensibile miglioramento nei livelli di efficienza grazie alla dismissione del vecchio sistema di protocollazione e alla digitalizzazione dei processi documentali, che ha portato ampi benefici anche sul fronte della qualità del lavoro e della cooperazione interna.
