Problema
La quantità di documenti cartacei aveva assunto proporzioni tali da diventare ingestibile, il rischio di perdita dei documenti era molto elevato, le possibilità di condivisione pressoché azzerate dall’assenza di uno strumento adeguato.

Esigenza
Si rendeva necessario un sistema di archiviazione e successiva dematerializzazione, e di un sistema di conservazione sostitutiva che rispondesse anche agli obblighi di legge in materia.

Obiettivi
Si puntava ad un miglioramento globale delle performance aziendali tramite:

• l’eliminazione della documentazione cartacea;
• l’ottimizzazione della gestione dei documenti;
• l’abbattimento dei costi di archiviazione e stoccaggio dei documenti;
• la conservazione digitale a norma dei documenti.

Soluzione implementata
ZenDMS, soluzione di Document Management, ha permesso di procedere ad una massiccia digitalizzazione dell’area documentale, la flessibilità della soluzione ha permesso un elevato livello di integrazione e la possibilità di prevedere funzionalità ad hoc per esigenze specifiche, che hanno trovato per questo piena soddisfazione.

Aree aziendali
Servizi generali, amministrazione e segreteria

Benefici ottenuti
E’ stato raggiunto l’obiettivo di una navigazione rapida e intuitiva per categoria e tipologia documentale.
Una gestione più efficiente dei documenti ha portato ad un sensibile miglioramento delle performance aziendali.
Il processo di conservazione sostitutiva ha poi consentito la trasformazione dei documenti in documenti elettronici non deteriorabili e quindi disponibili nel tempo in tutta la loro integrità ed autenticità.