RDA e ODA
ZenPurchase è il modulo Add-On della Suite ZenShare dedicato alla gestione degli approvvigionamenti che automatizza il flusso di lavoro relativo alle Richieste e agli Ordini di Acquisto (RDA e ODA), garantendo un presidio completo all’interno dell’organizzazione.
RDA e ODA: cosa sono le Richieste e gli Ordini di Acquisto
Le Richieste Di Acquisto, dette anche RDA, sono documenti utilizzati per richiedere l’acquisto di beni o servizi ai propri fornitori che velocizza le fasi del processo e le relative autorizzazioni. Le RDA sono uno strumento fondamentale che consente alle aziende di efficientare il processo di acquisto.
Se approvata, la Richiesta di Acquisto viene convertita in Ordine di Acquisto (ODA), sottoposto anch’esso a un workflow approvativo necessario per poter generare il documento d’Ordine che formalizza l’acquisto.
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ODA e RDA: le fasi del processo di acquisto
- CREAZIONE DI UNA NUOVA RICHIESTA DI ACQUISTO (RDA)
Il processo inizia con la creazione e l’emissione di una nuova Richiesta di Acquisto (RDA). È il primo passo nel ciclo di approvvigionamento, dove vengono identificati i bisogni di beni o servizi.
- WORKFLOW APPROVATIVO DELLA RDA
Una volta creata, la Richiesta di Acquisto (RDA) entra in un workflow approvativo. In questa fase, la RDA può essere approvata, rifiutata o annullata dai responsabili designati, garantendo il controllo e la validità delle richieste.
- GENERAZIONE DELL’ORDINE DI ACQUISTO (ODA)
Le Richieste di Acquisto (RDA) approvate vengono automaticamente convertite in Ordini di Acquisto (ODA). Questa automazione semplifica il passaggio dalla richiesta all’ordine, riducendo il tempo e gli errori associati.
- WORKFLOW APPROVATIVO DELL’ODA
Anche l’Ordine di Acquisto (ODA) passa attraverso un workflow approvativo. In questa fase, l’ordine può essere approvato, rifiutato o annullato, garantendo che ogni acquisto sia verificato e autorizzato.
- GENERAZIONE DEL DOCUMENTO D’ORDINE
Una volta approvato, l’ODA viene utilizzato per generare automaticamente il documento d’ordine da un template predefinito. Questo documento è essenziale per formalizzare l’acquisto e fornire tutte le informazioni necessarie al fornitore.
- EVASIONE DELL’ORDINE DI ACQUISTO
L’ordine viene inviato al fornitore via e-mail direttamente dal sistema. Questo step, chiamato evasione dell’ODA, formalizza l’acquisto e avvia il processo di consegna da parte del fornitore.
- RICEVIMENTO DELLA MERCE
Al momento della consegna, il sistema traccia l’avvenuta ricezione della merce ordinata. Questo step è importante per aggiornare lo stato dell’ordine e garantire che tutto sia conforme alle specifiche richieste.
- RICONCILIAZIONE DELLA FATTURA
Infine, la fattura ricevuta dal fornitore viene riconciliata con il corrispondente Ordine di Acquisto (ODA) attraverso ZenE-invoices, la soluzione in Cloud della Suite ZenShare che facilita l’integrazione con il servizio di fatturazione elettronica, assicurando che la fattura corrisponda all’ordine effettuato e che tutti i dettagli siano accurati.
ZenPurchase, la soluzione innovativa per la gestione di RDA e ODA
La gestione efficiente delle Richieste di Acquisto (RDA) e degli Ordini di Acquisto (ODA) è un asset aziendale a tutti gli effetti.
Un processo di procurement strutturato e automatizzato, come quello offerto da ZenPurchase ottimizza le attività ordinarie e permette di ridurre i costi, migliorare la gestione del cash flow e garantire una corretta tracciabilità degli acquisti.
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