Astral Admin 17 Novembre 2022
Astral sceglie il Workflow Documentale della Suite ZenShare - case study

SETTORE: Pubblica Amministrazione

SOLUZIONI: ZenDMS Workflow Edition

Astral Case History

Problema

  • la  gestione, protocollazione, ricerca e conservazione dei documenti avveniva in modo spesso caotico, subendo rallentamenti e inefficienze dovute al sistema preesistente e alla  ingente quantità di documenti sia digitali che cartacei in attesa di essere protocollati e archiviati;
  • venivano riscontrati anche disagi a livello operativo nello smistamento dei documenti agli uffici o ai responsabili di competenza e nella gestione delle fatture elettroniche;
  • crescenti livelli di stress del personale legati alla difficoltà di utilizzo del vecchio sistema.

Esigenza

  • sostituzione del precedente sistema di protocollo informatico per obsolescenza;
  • protocollazione dei flussi documentali in entrata/uscita, gestione di fascicoli documentali;
  • necessità di un opportuno sistema di gestione dei workflow autorizzativi;
  • conservazione digitale del registro di protocollo giornaliero in conformità delle prescrizioni di legge.

Obiettivi

  • standardizzazione e semplificazione della gestione dei flussi documentali;
  • automatizzazione delle delle operazioni di protocollazione dei documenti in entrata, in uscita e interni nel rispetto dei requisiti normativi;
  • garantire un accesso sicuro e controllato ai documenti;
  • maggiore trasparenza e semplificazione amministrativa.

Soluzione implementata
Il Document Management System di ZenDMS nella sua edizione Workflow Edition con servizio integrato di conservazione digitale a norma AgID ha permesso di fornire al cliente una soluzione unica per la protocollazione dei documenti, la loro archiviazione e conservazione a norma, lo smistamento rapido dei documenti e per  la gestione efficiente dei workflow autorizzativi.

Aree aziendali
Area Documentale Servizi generali e Segreteria

Benefici ottenuti
ZenDMS ha permesso un risparmio significativo sia in termini di tempo che di costi per lo svolgimento delle normali operazioni amministrative, garantendo sempre i massimi livelli di sicurezza. E’ stato riscontrato un sensibile miglioramento nei livelli di efficienza grazie alla dismissione del vecchio sistema di protocollazione e alla digitalizzazione dei processi documentali, che ha portato ampi benefici anche sul fronte della qualità del lavoro e della cooperazione interna.