Casa di Cura Privata Case History

Problema
Il sistema di protocollazione dei documenti in entrata in uscita e interni era ancora svolto con metodi obsoleti, causando disagi sia operativi che sostanziali come scarsa efficienza, perdita di documenti, eccessiva quantità di materiale cartaceo. Anche la gestione delle cartelle cliniche presentava delle importanti criticità in particolare per quel che concerne la generazione e la certificazione della copia conforme secondo i criteri fissati dalla legge.

Esigenza

• protocollare in modo semplice e automatico i documenti (cartacei ed elettronici), mail/ pec in entrata e in uscita;
• ridurre in modo drastico la quantità di documenti cartacei in circolazione;
• gestire delle cartelle cliniche in formato digitale e il processo di generazione della copia conforme con relativa certificazione da parte dell’autorità sanitaria di riferimento rispettando precisi requisiti:
  • la stampa dei fogli nel medesimo ordine di acquisizione;
  • la presenza dei “timbri” della struttura sanitaria
  • la generazione di un “certificato di copia conforme” contenente tutte le informazioni relative alla cartella (luogo e data di stampa, numero cartella, nominativo paziente, reparto, data di inizio degenza, data di fine degenza, attestazione di copia conforme, numero di fogli) e recante la firma del Direttore Sanitario.

Obiettivi

• aumentare l’efficienza dell’area documentale, semplificando le operazioni di protocollazione e, velocizzando la ricerca dei documenti, favorendo la digitalizzazione dei documenti cartacei;
• garantire una gestione ottimizzata, sicura e norma di legge delle cartelle cliniche e della loro copia conforme.

Descrizione Progetto
Oltre all’implementazione di ZenDMS per la gestione del protocollo informatico è stato messo a punto un modulo integrato e ad hoc di gestione delle cartelle cliniche e di generazione automatica della copia conforme ovvero della stampa della cartelle cliniche conforme all’originale e con valore legale.

Soluzione implementata
ZenDMS con le sue funzionalità di Protocollo Informatico ha consentito la digitalizzazione dei documenti e la registrazione/protocollazione della corrispondenza e dei documenti in entrata, in uscita e interni sia in formato cartaceo sia elettronico. Il Modulo Cartella Clinica Digitale di ZenDMS ha fornito un sistema che ha permesso di:

• scansionare tutti i documenti di una cartella clinica relativi a un paziente creando un unico file pdf;
• migliorare gli attuali processi documentali prevedendo anche l’integrazione con il gestionale;
• automatizzare il processo di gestione e generazione della copia conforme della cartella clinica nel rispetto di tutti i vincoli di privacy e sicurezza dei dati.

Aree aziendali
Servizi generali e Segreteria

Benefici ottenuti

• ampio miglioramento nei livelli di efficienza dei processi documentali di smistamento, registrazione e archiviazione dei documenti;
• automatizzazione il processo di gestione e generazione della copia conforme della cartella clinica nel rispetto di tutti i vincoli di privacy e sicurezza dei dati.