Tutte le novità e gli ultimi aggiornamenti apportati alle soluzioni della Suite ZenShare.

• Introdotta la disabilitazione dell’autenticazione con le credenziali utente di ZenShare Suite nel caso siano attive procedure di autenticazione di terze parti (Microsoft, Google).

• Modificate le API del Case Management per gestire la prenotazione e modifica del caso, e la chiusura dei casi in bozza.
• Gestione campi email o telefono cellulare obbligatorio.
• Introdotta in home page la nuova icona Task Caldi, tasks che devono essere completati entro “n” giorni (è disponibile un parametro dove configurare il numero di giorni).
• Gestione della quadratura dei contratti.

• Gestione del campo nota sulla commessa.
• Nuova gestione della riconciliazione ODA con la fattura.

Biblioteca

• Funzionalità di esportazione di un intero ramo di alberatura.
• Introduzione nuovo parametro per impostare la modalità di default di invio, se email oppure PEC.
• La funzionalità di invio file consente di selezionare anche intere cartelle.
• Introduzione del parser file formato PDF.

Protocollo

• Aggiunto il campo data documento nella ricerca.

Workflow

• Ottimizzata la gestione della non obbligatorietà dei campi non visibili.

Claims

• Aggiunta la country Middle East.
• Cancellazione delle approvazioni pending alla chiusura di un Claim.
• Implementata notifica email di ri-apertura di un Claim.
• Configurazione lingua delle email di notifica di sistema. 

• Controllo sugli errori nel parsing degli XML.
• Duplicazione di una fattura elettronica.
• Migliorata la gestione dei DDT inviati su rete Peppol.

Home page

• Aggiunta la nuova icona Mie Commesse scadute per accedere in maniera diretta alla vista corrispondente.

Marketing

• Risolti i problemi di visualizzazione del pulsante di zoom-in dei grafici nelle campagne marketing.
• Ottimizzazione interfaccia e UX di BeeFree, l’editor per la creazione di e-mail: pulsanti perfezionati, aggiunta messaggi di errore, finestra di input HTML estesa, anteprima dei font.

Case management, settore immobiliare

• Inserite le viste di elenco degli asset assegnati al singolo fornitore e dei differenti fornitori assegnati al singolo aggregato.
•  Gestione delle tipologie utente a cui sono assegnati i diversi asset gestiti, e dello storico delle assegnazioni delle tipologie utente agli asset gestiti

Commesse

• Nelle notifiche email aggiunte informazioni ulteriori (email di allocazione/cambio di stato).
• Implementazione del report globale delle commesse che raccoglie tutte le ore rendiconte in un arco temporale definito dal singolo utente.

Task Kanban

• Evidenziati in rosso i task che risultano scaduti.

• Implementata la ricezione dei documenti di tipo DDT (documenti di trasporto) dalla rete Peppol.
• Implementata API per fornire a sistemi terzi la lista dei documenti di tipo DDT ed il relativo stato per ciascuno di essi.
• Implementata la gestione di risposta e rifiuto per il processo di Ordine completo.

Autenticazione

• Implementata la procedura di autenticazione SPID federata, che permette ai fornitori di servizi di evitare il processo di autenticazione dell’identità appoggiandosi ad un ente terzo che si è accreditato presso Agid.

Protocollo

• Caricamento di un documento PDF firmato, per il quale viene creata una nuova versione.

• Implementata la procedura di editazione delle fatture elettroniche XML in errore, che consente agli operatori di correggerne i dati che determinano lo stato di errore. 

• Introdotta autenticazione utenti mediante Microsoft per utenza admin presente su tutte le istanze clienti

• API per esportazione metadati e interrogazione documenti verso Maggioli Sicraweb e TeamDev SIT ESRI

Gestione dei Documenti di trasporto (DdT)

• dashboard
• lista elenco
• dettaglio
• ricevuta di invio Peppol

• API per importazione dati da ERP/gestionale terze parti e generazione DDT in formato XML secondo lo standard Peppol 
• API per esportazione ricevute Peppol dei singoli DDT inviati

• Aggiornamento dello scripting language PHP alla versione 8.1 per una maggiore sicurezza e performance della Suite
• Aggiornata la procedura di autenticazione mediante SPID ed i relativi metadati
• Inserito il pulsante di autenticazione tramite il sistema di gestione utenti di Microsoft

Home page

• Adeguati i CSS per miglioria del contrasto e leggibilità.

Sales

• Introdotta la validazione indirizzo e-mail per Lead, Aziende e Contatti.
• Integrazione con Microsoft Azure Marketplace per interscambio dati lead ed attivazione servizio.

Case management

• Sviluppo della API per la creazione di un nuovo caso e per esportare i dati e per leggere la lista dei casi ed il dettaglio del singolo caso.
• Sviluppo procedura di import massivo degli asset
• Creazione del tab Documenti e Contratti di locazione nel dettaglio Asset.
• Integrazione di asset e fornitori nel modulo.
• Notifica via email al fornitore per assegnazione del caso.

Marketing

• Modulo Visite Web adeguato al nuovo standard Google Analytics 4.

Protocollo informatico

• Ricerca estesa dei corrispondenti nella rubrica.

Document Management

• Integrazione con applicazione Maggioli Sicraweb per interscambio metadati documentali.
• Log di accesso ai documenti per data/ora ed utente. 

Casi

• Nuovo modulo di asset management
• Gestione degli asset a più livelli (da gruppo di asset a singolo asset)
• Integrazione di asset e fornitori
• Apertura caso ed assegnazione della sua risoluzione ad un fornitore, con notifica via email allo stesso
• Introdotti i nuovi stati ‘Assegnato’ e ‘Preso’ in carico
• Nella creazione di un caso, valorizzazione automatica del campo ‘Azienda’ in base agli asset selezionati

• Integrazione della ZenShare Suite con la soluzione open source di identity and access management Keycloak
• Autenticazione possibile anche mediante Azure Active Directory, il  servizio di gestione di identità aziendale e Single Sign-On di Microsoft

• Restyling grafico della soluzione ZenCRM: un intervento volto a migliorare usabilità e gradevolezza dell’interfaccia utente, con una maggiore facilità di interazione nelle diverse funzionalità offerte.
• Integrazione con i Marketplace Microsoft. Per gli ISV Microsoft (independent software vendor) che commercializzano le proprie delle soluzioni applicative su uno dei marketplace Microsoft (AppSource, Azure Marketplace) in modalità transact (cioè acquistabili online), in caso di acquisto i dati cliente a disposizione del Marketplace Microsoft possono essere salvati direttamente in ZenCRM mediante una funzionalità specifica.

Leads

Aggiunto flag in fase di importazione per indicare se il record è stato aggiunto/modificato 

Task

Controllo data inizio e data fine task

Biblioteca

• Il motore di ricerca arriva anche al campo descrizione della cartella documentale
• Possibilità di invio in conservazione dei documenti direttamente dalla cartella documentale dove sono collocati

Claim

• Invio di una notifica via email al cliente in caso di chiusura della segnalazione
• Creazione di un report specifico per i claim ancora in stato aperto

Scadenziario

• In caso di modello documentale indicato, viene visualizzata la descrizione del campo scadenza del modello

• Aggiunto campo rappresentante fiscale nelle fatture attive
• Inserita la gestione del paese nella partita IVA per le fatture passive

Service Health
Introdotta la pagina che riepiloga lo storico di tutti gli interventi alla piattaforma, sia estemporanei che pianificati.

Invio/ricezione email
Introdotta la nuova libreria per autenticazione Oauth2 su Microsoft Office 365.

Web Services
Previsto il log di tutti i Web Services e la relativa archiviazione su base giornaliera.

Look and Feel
Restyling della Suite a livello di loghi e visual design secondo la nuova identity aziendale Interzen.

Chiamate URL
Verificate mediante certificato HTTPS.

Codice applicativo
Ottimizzazione del PHP e rimozione di tag HTML obsoleti.

Target list
Esportazione delle target list con elenco integrale dei campi

Marketing
Inserimento alert in caso di campagna disabilitata.

Email rimbalzate
Procedura di ricerca full-text della email del destinatario nel testo della email di ritorno con inserimento del testo “email rimbalzata” nella lead/contatto corrispondente

Leads e contatti
Importazione massiva con aggiornamento automatico dei dati già presenti in archivio.

• Inserita in home page icona per evidenziare agli utenti gli ordini in attesa di gestione.
• Revisionata la procedura di classificazione del canale di origine degli ordini elettronici ricevuti.

Workflow
Miglioramento alla scelta automatica degli approvatori dai metadati.

Export
Esportazione in base a ID documento e data pubblicazione.

Posta in ingresso
Nuova funzionalità di verifica accesso della singola casella email/PEC direttamente nell’area Posta in ingresso; spostamento automatico delle email inbound e impostazione stato a email letta.

Autofatture
Nuova gestione con fornitori come da normativa di Luglio 2022.

Conservazione digitale
Adeguato tracciato di conservazione dei metadati come da normativa di Gennaio 2022.

Nuova Versione di ZenCRM compatibile con Microsoft Teams, mediante installazione di apposita app interamente a Teams.

AGENDA
Nuova procedura di salvataggio nuovi impegni su Baikal tramite schedulazione e non in tempo reale.

• Rilascio del micro servizio ( ZenReceiver) per la ricezione degli ordini elettronici provenienti da NSO (Nodo Smistamento Ordini).
• Funzionalità di normalizzazione degli ordini per consentire la normalizzazione on demand.

 BIBLIOTECA

• Funzionalità sulla casella email eventualmente connessa alla cartella per la verifica on-demand del numero di email non lette.
• Nuova procedura di autenticazione su gmail mediante oauth.
• Risoluzione problema accesso documenti del protocollo.

• Gestione della data di ricezione fattura dallo SDI.
• Pubblicazione degli allegati alle fatture.
• Gestione delle fatture passive dei veicoli.

• Modifiche al layout e alle icone relative all’ impegno.
• Nuovi batch di sincronizzazione su agenda Baikal.
• Risolto problema di cancellazione massiva degli eventi.
• Nuovo virtual host dedicato per Caldav e generazione di un link dedicato.
• Risolto il problema di refresh in fase di accettazione di un impegno.

MARKETING
Target list. Esportazione completa dei campi di una target list.

VENDITE

• Nuova gestione della chiusura di un contratto e relativa cancellazione automatica di eventuali tranches di fatture nello stato di ‘booking’.
• Risolto il problema di visualizzazione dei dati relativi agli obiettivi di vendita.
• Risolto il problema sui permessi di edit/export delle fatture.
• Risolto il problema di registrazione dei pagamenti.

TIMESHEET
Velocizzazione pagina timesheet tramite query singola.

• Operazioni su singolo ordine. Ricezione email, notifica ad operatore.
• Aggiornamento del formato XML per NSO/Peppol.
• Ordine pre-concordato: API per validazione e parsing dei tipi di documento.
• Ordine completo: Modulo applicativo in linguaggio Java per invio ordini su network Peppol.

Ordine semplice: Normalizzazione ordini per inoltro agli ERP.

POSTA IN INGRESSO

• Aggiunto il mittente nel campo descrizione.
• Gestione degli allegati in fase di pubblicazione delle fatture.

PROTOCOLLO
Introdotto un nuovo parametro per gestire univocità in anagrafica destinatari oppure un alert in caso di anagrafica duplicata.

CONSERVAZIONE
Adottato un nuovo formato per invio in conservazione di file con indici.

BIBLIOTECA

• Nuovo layout di consultazione e gestione utente nei documenti della biblioteca.
• Nuova interfaccia utente con vista ad albero e ulteriori migliorie ad ordinamento elementi e filtro di ricerca.

• Nuovi filtri fatture attive: imponibile, IVA, totale, codice fiscale cliente, partita IVA cliente.
• Nuovi filtri fatture passive: imponibile, IVA, totale, codice fiscale fornitore, partita IVA fornitore.
• Gestione esportazioni multiple.
• Possibilità di stampare in PDF le fatture attive nel formato ministeriale con indicazione in testata di nome file XML e identificativo SDI.
• Possibilità di stampare in PDF le fatture passive nel formato AssoSoftware.

 RESERVATION

• E’ stata prevista la possibilità di visualizzare in agenda tutte le risorse aziendali prenotate.
• E’ ora possibile selezionare le risorse aziendali solamente in determinate fasce orarie pre-impostate durante la settimana.

 ORDINI DI VENDITA

Gestione del processo completo di ordinazione.

AZIENDE
Visualizzazione opzionale delle informazioni commerciali sulle aziende italiane ed estere a cura di Cribis D&B.

 E’ stato rilasciato il nuovo modulo ZenPurchase per la gestione degli ordini degli enti pubblici del Servizio Sanitario Nazionale integrato con NSO (Nodo Smistamento Ordini) tramite rete PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line).

La nuova soluzione, integrata in ZenCRM, è focalizzata sul processo di Order Management e offre la possibilità di gestire in maniera integrata tutta la fase relativa agli ordini di acquisto e di vendita in formato elettronico, secondo quanto previsto dalla nuova normativa in materia di public procurement.

Il modulo consente di creare un nuovo ordine (per un cliente privato o un ente pubblico) inserendo i dati di testata e selezionando i prodotti dal catalogo.

ZenPurchase genera successivamente il file XML su cui avviene la verifica della conformità; una volta confermato l’ordine, il sistema ne cambia lo stato e procede ad inoltrarlo all’NSO, nel caso si tratti di ordini di enti pubblici.
ZenPurchase gestisce diverse tipologie di ordini e, nel caso della Pubblica Amministrazione, le 3 tipologie previste di Semplice, Completo e Pre-concordato: laddove siano presenti comunicazioni tra fornitore e cliente finale, ZenPurchase archivia tali comunicazioni unitamente all’ordine stesso.

Il modulo ZenPurchase è dotato di una DashBoard in cui visualizzare lo stato di tutti gli ordini ricevuti.

AGENDA

• Nuova funzionalità di duplicazione di un impegno: viene riproposta la maschera di compilazione di un nuovo impegno con tutte le informazioni valorizzate prese dall’impegno precedente, tranne data ed ora.
• Nuova funzionalità per le riunioni che sono ancora da confermare. Se si crea un impegno di tipo riunione e si seleziona il flag Da confermare, l’impegno in agenda viene visualizzato in Rosso; se il flag viene deselezionato perché la riunione è confermata, l’impegno segue il colore normale, cioé verde per l’utente che ha creato l’impegno oppure verde/arancione scuro per i partecipanti a seconda se hanno accettato/non ancora accettato l’impegno.
• Aggiornamento della libreria FullCalendar per la gestione degli eventi a calendario, per il miglioramento della funzionalità di drag&drop degli eventi in calendario.

CAMPAGNE

• Gestione differenziata delle campagne di due tipologie alternative: campagne con finalità commerciale (invio di informazioni di natura amministrativa) e campagne con finalità marketing (invio di informazioni promozionali e pubblicitarie).
• Nei tracker di ZenCRM (link preimpostati per il tracciamento dei click degli utenti) poter passare alcuni dati aggiuntivi provenienti dalla scheda dell’utente che effettua il click sul tracker.
• Nelle newsletter in cui si fa uso di campi di tipo Placeholder, nel caso in cui manchino i dati nei campi corrispondenti della scheda anagrafica di Leads/Contatti, interviene una procedura di offuscamento in cui nel placeholder viene mostrato uno spazio vuoto.

• Integrazione con il gateway PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) per invio e ricezione di ordini in formato elettronico (XML) sia verso NSO (Nodo Smistamento Ordini) che a livello europeo.
• Verifica preventiva dei file degli ordini elettronici mediante Schematron, un linguaggio di convalida XML.

Inserito un intervallo di alcuni secondi tra un invio di email ed il successivo.
La target list di un invio di campagna marketing viene istanziata alla stessa data/ora stabilita per effettuare l’invio in oggetto.
Nel momento in cui un invio di campagna marketing viene annullato, ZenCRM riporta l’invio stesso dal TAB Cronologia email al TAB Email pianificate nel caso in cui non sia ancora stata inviata alcuna email.

AGENDA
L’agenda di ogni utente di ZenCRM viene rappresentata con un colore differente.
Sono stati introdotti nella gestione dell’agenda condivisa i filtri utente per Company.

SCADENZIARIO
Nella vista delle fatture da emettere è stato inserito il log di autorizzazione ad emissione fattura che raccoglie dati come autore e data di autorizzazione.

Creazione di un template WBS (Work breakdown structure) per le commesse.
In fase di rendicontazione, è possibile accedere al task per inserire la percentuale di completamento dello stesso.
Quando un task è completo, è possibile inviare una email al Project Manager di riferimento con la segnalazione dei task completati.
Nella WBS (Work breakdown structure) i task completati sono evidenziati di colore verde.
È stato aggiunto il report di allocazione delle risorse per singolo giorno.
È inoltre disponibile l’indicazione dell’allocazione della singola risorsa sul task della WBS (Work breakdown structure) con relativo carico della risorsa stessa.

Nel designer grafico, aggiunta dello stato iniziale Immissione documento, del cambio di stato, della funzionalità di copia processo.
Funzionalità di approvazione multipla a livello di singolo stato; in caso di approvazione multipla su selezione, è possibile definire l’utente o il gruppo di approvatori.

BIBLIOTECA
Introdotta la funzionalità di LOG Email per gli utenti non amministratori.

PROTOCOLLO
Nella Posta in Ingresso è possibile monitorare anche la cartella della Posta Inviata (Sent Items) per protocollare messaggi PEO/PEC in uscita.
Salvataggio del message-ID per i messaggi PEO/PEC per evitare lo scaricamento multiplo di email.
Nel caso dei protocolli di tipo riservato, qualora l’utente protocollatore non abbia indicato nessun utente a cui smistare il protocollo, ZenDMS lo segnala.
Nella registrazione di protocollo è disponibile il link al file hash del documento protocollato.

Implementazione del modulo NSO Gateway per ricezione ed invio di ordini di vendita e relative notifiche.

ORDINI DI VENDITA
Procedura per il processamento dei file XML ricevuti da NSO (Nodo Smistamento Ordini).

Nel Foglio Presenze è disponibile il nuovo campo Matricola dipendente.
É stato inoltre inserito il filtro per Company ed un sistema di permessi utente basato sulla Company, in modo da consentire la visualizzazione unicamente del foglio presenze della specifica azienda di appartenenza.

La funzionalità ‘reminder’ è adesso attiva anche sui contratti in scadenza.

CAMPAGNE MARKETING

• La duplicazione di una campagna email include adesso anche i collegamenti a email pianificate, trackers e Web to lead Form.
• 
  E’ stata inserita tra i filtri di ricerca anche la voce Target List .

CONTRATTI
E’ stata aggiunta la funzionalità di creazione automatica tranches di fatturazione.

AGENDA

• 
  È stata Implementata la sincronizzazione bidirezionale tra il Calendario del CRM e il calendario di GOOGLE CALENDAR.
• A seguito dell’integrazione del calendario con Google Calendar è stata aggiunta la possibilità di inserire il link ad un evento di Google Meet (per le video-chiamate).

E’ stata compiuta una puntuale attività di bug fixing mirata a velocizzare le performance di quest’area funzionale.

• E’ stato certificato l’utilizzo di Postgres 12.7 con le funzionalità standard di ZenShare.
• E’ stata Introdotta la Login per gli utenti di Microsoft Office365.

PROTOCOLLO INFORMATICO

• Nella sezione ‘Informazioni Protocollo’ è stata aggiunta la voce Protocollato da.
• E’ stata migliorata l’usabilità della maschera di creazione di un protocollo informatico: è stato infatti reso possibile lo smistamento di un protocollo ad altri utenti (o ad altri uffici) direttamente dall’interfaccia principale, senza passare per la pagina di dettaglio.
• L’etichetta digitale, watermark, è stata inserita anche sui documenti PDF allegati alle protocollazioni.
• E’ stato previsto che, in fase di protocollazione di un documento firmato digitalmente, venga creata una copia del documento sulla quale viene apposto il watermark del protocollo informatico.

Nell’area opportunità, in fase di creazione degli allegati è possibile salvare tali documenti nel repository documentale ed in più è possibile categorizzarli come tipologie di documenti particolari all’interno della scheda dell’opportunità.

CONTRATTI
Nella gestione di contratti correlati (legame padre-figlio), è possibile visualizzare il contratto padre nei contratti figlio. Sono state introdotte informazioni aggiuntive nella notifica email per i Nuovi Contratti.

AGENDA
E’ stata migliorata l’integrazione con i calendari remoti tramite CALDAV.

DASHBOARD
Introdotta la Dashboard Funnel Completo che raccoglie dati economici provenienti dal contrattualizzato.

CPQ
Introdotta una separazione tra CPQ di tipo ricavo e CPQ ad uso interno. In fase di creazione di un CPQ ad uso interno è  possibile definire FASI SPECIFICHE e differenziare rispetto ai CPQ di tipo Ricavo/vendita.

E’ stato rilasciato il modulo per la gestione di progetti e commesse in modalità Scrum.
Di seguito alcune funzionalità che caratterizzano questo nuovo modulo:

• Product Backlog: elenco ordinato di tutti i task in base al “Business value”, alla stima in “Story point” e all’importanza;
• Team e Risorse: definizione del team e dei ruoli, ovvero Product Owner, Scrum Master e Team Member;
• Sprint: in questa sezione ogni membro del team ha la possibilità di gestire i propri task per tutta la durata dello Sprint;
• Burndown Chart: grafico che evidenzia l’andamento dello Sprint permettendo di monitorare la velocity del team.

HOME PAGE OPERATIVA
E’ stata aggiunta l’icona per accedere alle ‘rendicontazioni da approvare’.

TIMESHEET

• è stata prevista la rendicontazione solo sui task su cui la risorsa è effettivamente allocata;
• è stato sviluppato un nuovo layout di rendicontazione semplificata.

E’ stata attivata la procedura di riattivazione di un account bloccato.

BIBLIOTECA

• E’ stata aggiunta la funzionalità di foldering di un documento (ovvero la scelta automatica della cartella in fase di pubblicazione partendo dai metadati) anche in fase di modifica oltre che di pubblicazione.
• A differenza che in passato adesso, in caso venga apportata una modifica ai metadati di un documento, questo viene trasferito automaticamente nella cartella corretta.

AUTOIMPORT
Sono state messe a punto delle ottimizzazioni tramite nuove funzioni di post importazione.

EXPORT
Adesso è possibile l’esportazione documenti multipla tramite filtro sul tipo di estensione del file.

PROTOCOLLO
E’ stata migliorata l’usabilità in generale del modulo compiendo una prima significativa opera di modernizzazione e semplificazione dell’interfaccia del protocollo.

Target-list: è possibile creare target list automatiche, in cui lead/contatti creati successivamente alla target list possono essere aggiunti automaticamente da ZenCRM laddove soddisfano i criteri impostati per la target list.

GESTIONE CAMPIONATURA
·Le richieste di campioni sono state rese esportabili in formato PDF

COMMESSE

• aggiunte Fasi ed Attività in una commessa senza dover modificare il preventivo associato alla commessa; possibilità di rinominare Fasi ed Attività in una commessa senza dover modificare le descrizioni nel preventivo associato alla commessa;
• inserimento nella commessa di costi esterni effettivi senza dover creare un RDA/ODA.

GESTIONE FERIE

• inserimento di tipologie diverse di congedi/ferie;
•  gestione della società di assunzione del lavoratore;
• migliorato il report del foglio presenze, con esportazione dipendenti per società ed inserimento dei totali (giorni lavorati, ferie, permessi);
• possibilità di indicare se un utente è tenuto a rendicontare le ore lavorate oppure no.

è stata definita la procedura di riattivazione di un utente bloccato.

GESTIONE DOCUMENTI
è stato previsto l’export massivo dei documenti in base alla selezione di due o più metadati.

WORKFLOW
sono stati aggiunti dei filtri di ricerca sulla pagina del workflow in ZENCRM. Se i metadati sono visibili, allora è visibile anche il filtro specifico.

PROTOCOLLO INFORMATICO

• nella sezione ‘Ricerca Protocollazioni’ è stato aggiunto il link al documento protocollato;
• è stata inibita agli utenti del protocollo la possibilità di eliminare i template dei titolari;
• la vista elenco dei mittenti e dei destinatari del protocollo è ora provvista di paginazione.